Business Network Portal has complimentary, extensive tools for promoting free e-invoicing and order processing tools all your suppliers. You can create scheduled campaigns with invitation emails and landing pages adjusted to your specific needs and branded with your company look & feel. Real-time campaign statistics show the amount of email opens and bounces, landing page visits, and supplier registrations, and allow sending reminders.
Portalissa on ilmaiset, kattavat työkalut ilmaisten verkkolaskujen ja tilausten käsittelytyökalujen edistämiseen kaikille toimittajillesi. Voit luoda ajoitettuja kampanjoita kutsusähköpostiviesteillä ja aloitussivuilla, jotka on räätälöity omien tarpeidesi mukaan ja brändätty yrityksesi ulkoasulla. Reaaliaikaiset kampanjatilastot näyttävät sähköpostien avausten ja palautusten määrän, aloitussivukäyntien ja toimittajien rekisteröitymiset sekä sallivat muistutusten lähettämisen.
Create a new campaign
On the Campaigns → Onboarding Create campaign page, you can create a new campaign, select the services for supplier to select from, upload the supplier contacts, create the invitation and Welcome pages and finally launch the campaign. You are guided through a six-step process ending to confirm the selections made before launching the campaign.
Create a new onboarding campaign as follows:
Step 1. Campaign name and validity period
Click Campaign, and select Onboarding Create Campaign. The Create campaign page opens.
In the Name field, enter a name for the campaign. Name must not contain spaces. A unique name makes it easier to follow the campaign progress when there are multiple simultaneous campaigns.
From the Validity Period fields, select when you want to start sending the invitations or from which day onwards is the campaign landing page abailable and the last date up until your suppliers can register to the system (not mandatory).
If you do not know the supplier email addresses or you want to contact your suppliers by yourself, select the Entry point for non-email media invitations. A registration link is shown in the field.
If you select this, we will not send invitation emails for this campaign. Instead, you must contact your customer and ask them to use the registration link. You must still activate the campaign.
Note that you are not able to add contacts to the campaign. OpusCapita will create the contacts as soon as a supplier registers via the link.
Click Save and Continue to move to step 2.
Step 2. Select document types and companies
Select which document types you want to include and offer for the suppliers.
Invoice Sending, supplier will be able to send e-invoices via Business Network Portal. Select Invoice Key-in option. Select which of your companies the supplier can send invoices to.
Order Receiving, supplier will receive orders to Business Network Portal. Select option In Business Network. Select from which of your companies the supplier can receive orders from.
Catalog provision, and then select which of your companies the supplier can send catalogs to.
Click Save and Continue to move to step 3.
Step 3. Add supplier contacts
Import contacts from a CSV or an Excel file as follows:
First, you need to create list of contacts in CSV or Excel file.
At the least, your file needs to include the email, company, first name and last name.
However, various common column names are supported, such as Customer Supplier ID, Email, Company, First name, Last name, Street, Phone, Mobile phone, DunsNo, Zip code, City, P. O. Box, CountryLuo uusi kampanja
Kampanjat → Perehdytys Luo kampanja -sivulla voit luoda uuden kampanjan, valita toimittajan valittavat palvelut, ladata toimittajan yhteystiedot, luoda kutsu- ja Tervetuloa-sivut ja lopuksi käynnistää kampanjan. Sinut ohjataan kuusivaiheisen prosessin läpi, joka päättyy vahvistamaan tehdyt valinnat ennen kampanjan käynnistämistä.
Luo uusi perehdytyskampanja seuraavasti:
Napsauta Kampanja ja valitse Aloitus Luo kampanja. Luo kampanja -sivu avautuu.
Kirjoita Nimi-kenttään kampanjan nimi. Nimi ei saa sisältää välilyöntejä. Ainutlaatuinen nimi helpottaa kampanjan edistymisen seuraamista, kun samanaikaisesti on useita kampanjoita.
Valitse Voimassaoloaika-kentistä, milloin haluat aloittaa kutsujen lähettämisen tai mistä päivästä alkaen kampanjan aloitussivu on saatavilla ja viimeinen päivämäärä, johon mennessä toimittajasi voivat rekisteröityä järjestelmään (ei pakollinen).
Jos et tiedä toimittajien sähköpostiosoitteita tai haluat ottaa yhteyttä toimittajiisi itse, valitse Muiden kuin sähköpostiviestien mediakutsujen sisääntulopiste. Ilmoittautumislinkki näkyy kentässä.
Jos valitset tämän, emme lähetä kutsusähköpostiviestejä tähän kampanjaan. Sen sijaan sinun tulee ottaa yhteyttä asiakkaasi ja pyytää häntä käyttämään rekisteröintilinkkiä. Sinun on silti aktivoitava kampanja.
Huomaa, että et voi lisätä kontakteja kampanjaan. OpusCapita luo yhteystiedot heti, kun toimittaja rekisteröityy linkin kautta.
Siirry vaiheeseen 2 napsauttamalla Tallenna ja jatka.
Vaihe 2. Valitse asiakirjatyypit ja yritykset
Valitse, mitkä asiakirjatyypit haluat sisällyttää ja tarjota toimittajille.
Laskujen lähettäminen, toimittaja voi lähettää verkkolaskuja Business Network Portalin kautta. Valitse Laskun avainvaihtoehto. Valitse, mille yrityksistäsi toimittaja voi lähettää laskuja.
Tilauksen vastaanottaminen, toimittaja vastaanottaa tilaukset Business Network Portalille. Valitse vaihtoehto Business Networkissa. Valitse, mistä yrityksistäsi toimittaja voi vastaanottaa tilauksia.
Luettelon tarjoaminen ja valitse sitten, mille yrityksistäsi toimittaja voi lähettää luetteloita.
Siirry vaiheeseen 3 napsauttamalla Tallenna ja jatka.
Vaihe 3. Lisää toimittajan yhteystiedot
Tuo yhteystiedot CSV- tai Excel-tiedostosta seuraavasti:
Ensin sinun on luotava yhteystietoluettelo CSV- tai Excel-tiedostoon.
| Info |
|---|
Tiedostossasi on oltava vähintään sähköpostiosoite, yritys, etunimi ja sukunimi. Useita yleisiä sarakkeiden nimiä kuitenkin tuetaan, kuten asiakkaan toimittajatunnus, sähköpostiosoite, yritys, etunimi, sukunimi, katu, puhelin, matkapuhelin, kotinumero, postinumero, kaupunki, postilokero, maa (ISO 3166-1 alpha- 2), Commercial Register numberkaupparekisterinumero, TIN, VATIN. |
Click Import contacts.
Browse to the desired directory and select the desired CSV or Excel file including your contacts.
Import summary shows how many contacts were imported. In case errors, the line number shows where the error was.
Click Save and Continue to move to phase 4.
Add contact details manually as follows:
Click Add. The Create new Contact window opens.
In the Company, First name and Last name fields, enter the details.
Enter any other necessary information. The more information you add, the less the supplier needs to fill in.
Click Add.
Click Save and Continue to move to step 4.
Step 4. Add campaign email
Select the email template you want to send to the target group suppliers. You can use a default email, however we do recommend that you modify the template with your company name, company logo and email text.
Next to the default template, click the copy button
In the Template name field, enter a name for the template.
In the Template content field, modify the default text. Alternatively, you can upload an HTML file.
From the Language drop-down menu, select the template language.
From the Country drop-down menu, select the campaign country.
Select the Files tab, and click Upload to upload image files. You can then copy the images and paste them to the template content.
Click Save. The Create template window closes.
Select the template you created.
Click Save and Continue to move to step 5.
Step 5. Add landing page
Select the default landing page template with your company name or create your own template. Landing page contains always a registration button, which starts the onboarding journey for the suppliers.
Create your own template and use it as follows:
Next to the default template, click the copy button.
The Create template window opens.
In the Template name field, enter a name for the template.
In the Template content field, modify the default text. Alternatively, you can upload an HTML file.
From the Language drop-down menu, select the template language.
From the Country drop-down menu, select the campaign country.
Select the Files tab, and click Upload to upload image files. You can then copy the images and paste them to the template content.
Click Save. The Create template window closes.
Select the template you created. Continue to step 6.
Step 6. Launch campaign
You can see the selected email and landing page templates and the number of contacts to whom the invitation email will be sent. Click Launch campaign and the emails and/or landing page will be published on the validity start date as defined in Step 1.
Include new contacts to existing campaigns
After launching an onboarding campaign, you can still add new supplier contacts to it. On the overview page, you can see and edit the campaigns.
Company, first name and last name are required contact details. However, the more information you add or import, the less information the supplier will need to fill in during the registration process.
Include new contacts to existing campaign as follows:
Select Campaigns → Onboarding Campaigns. The Campaign Overview page opens.
Select the campaign to which you want to include new suppliers.
For the desired campaign, click Contacts. The third phase of the onboarding campaign opens. Add contacts in one of the following ways:
Import contacts from a CSV or an Excel file as follows:
First, you need to create list of contacts in CSV or Excel file.
At the least, your file needs to include the email, company, first name and last name.
However, various common column names are supported, such as Customer Supplier ID, Email, Company, First name, Last name, Street, Phone, Mobile phone, DunsNo, Zip code, City, P. O. Box, CountryNapsauta Tuo yhteystiedot.
Selaa haluamaasi hakemistoon ja valitse haluamasi CSV- tai Excel-tiedosto yhteystietoineen.
Tuonnin yhteenveto näyttää, kuinka monta yhteystietoa tuotiin. Virheissä rivinumero näyttää missä virhe oli.
Siirry vaiheeseen 4 napsauttamalla Tallenna ja jatka.
Lisää yhteystiedot manuaalisesti seuraavasti:
Napsauta Lisää. Luo uusi yhteystieto -ikkuna avautuu.
Syötä tiedot Yritys-, Etunimi- ja Sukunimi-kenttiin.
Anna muut tarpeelliset tiedot. Mitä enemmän tietoja lisäät, sitä vähemmän toimittajan tarvitsee täyttää.
Napsauta lisää.
Siirry vaiheeseen 4 napsauttamalla Tallenna ja jatka.
Vaihe 4. Lisää kampanjan sähköpostiosoite
Valitse sähköpostimalli, jonka haluat lähettää kohderyhmän toimittajille. Voit käyttää oletussähköpostiosoitetta, mutta suosittelemme, että muokkaat mallia yrityksesi nimellä, logolla ja sähköpostin tekstillä.
Napsauta oletusmallin vieressä olevaa kopiointipainiketta
Kirjoita Mallin nimi -kenttään mallin nimi.
Muokkaa oletustekstiä Mallin sisältö -kentässä. Vaihtoehtoisesti voit ladata HTML-tiedoston.
Valitse mallin kieli avattavasta Kieli-valikosta.
Valitse kampanjan maa avattavasta Maa-valikosta.
Valitse Tiedostot-välilehti ja lataa kuvatiedostot napsauttamalla Lähetä. Voit sitten kopioida kuvat ja liittää ne mallin sisältöön.
Napsauta Tallenna. Luo malli -ikkuna sulkeutuu.
Valitse luomasi malli.
Siirry vaiheeseen 5 napsauttamalla Tallenna ja jatka.
Vaihe 5. Lisää aloitussivu
Valitse oletusaloitussivumalli yrityksesi nimellä tai luo oma malli. Aloitussivulla on aina rekisteröitymispainike, joka aloittaa tavarantoimittajien perehdytysmatkan.
Luo oma malli ja käytä sitä seuraavasti:
Napsauta oletusmallin vieressä olevaa kopiointipainiketta.
Luo malli ikkuna aukeaa.
Kirjoita Mallin nimi -kenttään mallin nimi.
Muokkaa oletustekstiä Mallin sisältö -kentässä. Vaihtoehtoisesti voit ladata HTML-tiedoston.
Valitse mallin kieli avattavasta Kieli-valikosta.
Valitse kampanjan maa avattavasta Maa-valikosta.
Valitse Tiedostot-välilehti ja lataa kuvatiedostot napsauttamalla Lähetä. Voit sitten kopioida kuvat ja liittää ne mallin sisältöön.
Napsauta Tallenna. Luo malli -ikkuna sulkeutuu.
Valitse luomasi malli. Jatka vaiheeseen 6.
Vaihe 6. Käynnistä kampanja
Näet valitut sähköposti- ja aloitussivumallit sekä yhteyshenkilöiden määrän, joille kutsusähköposti lähetetään. Napsauta Käynnistä kampanja, niin sähköpostit ja/tai aloitussivu julkaistaan voimassaolon alkamispäivänä vaiheessa 1 määritettynä.
Sisällytä uusia kontakteja olemassa oleviin kampanjoihin
Aloituskampanjan käynnistämisen jälkeen voit silti lisätä siihen uusia toimittajakontakteja. Yleiskatsaussivulla voit tarkastella ja muokata kampanjoita.
Yritys, etunimi ja sukunimi vaaditaan yhteystiedot. Mitä enemmän tietoja lisäät tai tuot, sitä vähemmän tietoja toimittajan on täytettävä rekisteröintiprosessin aikana.
Sisällytä uudet kontaktit olemassa olevaan kampanjaan seuraavasti:
Valitse Kampanjat → Aloituskampanjat. Kampanjan yleiskatsaus -sivu avautuu.
Valitse kampanja, johon haluat sisällyttää uusia toimittajia.
Napsauta haluamasi kampanjan kohdalla Yhteystiedot. Aloituskampanjan kolmas vaihe alkaa. Lisää yhteystietoja jollakin seuraavista tavoista:
Tuo yhteystiedot CSV- tai Excel-tiedostosta seuraavasti:
Ensin sinun on luotava yhteystietoluettelo CSV- tai Excel-tiedostoon.
| Info |
|---|
Tiedostossasi on oltava vähintään sähköpostiosoite, yritys, etunimi ja sukunimi. Useita yleisiä sarakkeiden nimiä kuitenkin tuetaan, kuten asiakkaan toimittajatunnus, sähköpostiosoite, yritys, etunimi, sukunimi, katu, puhelin, matkapuhelin, kotinumero, postinumero, kaupunki, postilokero, maa (ISO 3166-1 alpha- 2), Commercial Register numberkaupparekisterinumero, TIN, VATIN. |
Click Import contacts.
Browse to the desired directory and select the desired CSV or Excel file including your contacts.
Add contact details manually as follows:
Click Add. The Create new Contact window opens.
In the Company, First name and Last name fields, enter the details.
Enter any other necessary information. The more information you add, the less the supplier needs to fill in.
Click Add.
Select phase 6. Launch campaign.
You can see the selected email and landing page templates and the number of new contacts to whom the invitation email will be sent. Click Launch campaign or Activate new contacts if you have updated an existing campaign with new contacts.
Track the campaign progress
After you have launched your campaigns, you can view a list of suppliers who have registered to the Business Network portal.
You can either view all your campaigns or check specific campaigns. Furthermore, you can check which suppliers are fully onboarded.
View campaigns via the Dashboard
Open the Dashboard by selecting Campaigns → Onboarding Dashboard.
The Onboarding Dashboard contains the following sections:
Connected suppliers shows you the connected suppliers from all your campaigns, summarized in one graph.
Campaign Contact history shows you the progress of all your campaigns summarized in one graph
Recent campaigns shows you a diagram with all your individual campaigns, each bar representing an individual campaign. By hovering with your mouse on one of the bars, you can view details of that specific campaign.
Napsauta Tuo yhteystiedot.
Selaa haluamaasi hakemistoon ja valitse haluamasi CSV- tai Excel-tiedosto yhteystietoineen.
Lisää yhteystiedot manuaalisesti seuraavasti:
Napsauta Lisää. Luo uusi yhteystieto -ikkuna avautuu.
Syötä tiedot Yritys-, Etunimi- ja Sukunimi-kenttiin.
Anna muut tarpeelliset tiedot. Mitä enemmän tietoja lisäät, sitä vähemmän toimittajan tarvitsee täyttää.
Napsauta lisää.
Valitse vaihe 6. Käynnistä kampanja.
Näet valitut sähköposti- ja aloitussivumallit sekä uusien yhteyshenkilöiden määrän, joille kutsusähköposti lähetetään. Napsauta Käynnistä kampanja tai Aktivoi uudet yhteystiedot, jos olet päivittänyt olemassa olevan kampanjan uusilla yhteyshenkilöillä.
Seuraa kampanjan edistymistä
Kun olet käynnistänyt kampanjasi, voit tarkastella luetteloa toimittajista, jotka ovat rekisteröityneet Business Network -portaaliin.
Voit joko tarkastella kaikkia kampanjoitasi tai tarkastella tiettyjä kampanjoita. Lisäksi voit tarkistaa, mitkä toimittajat ovat täysin mukana.
Tarkastele kampanjoita hallintapaneelin kautta
Avaa hallintapaneeli valitsemalla Kampanjat → Aloitushallintapaneeli.
Onboarding Dashboard sisältää seuraavat osiot:
Yhdistetyt toimittajat näyttää kaikkien kampanjoidesi yhteydessä olevat toimittajat yhteenvetona yhteen kaavioon.
Kampanjan yhteystietohistoria näyttää kaikkien kampanjoidesi edistymisen yhteenvetona yhteen kaavioon
Viimeaikaiset kampanjat näyttää kaavion kaikista yksittäisistä kampanjoistasi. Jokainen palkki edustaa yksittäistä kampanjaa. Viemällä hiiren osoitinta jonkin palkin päällä voit tarkastella kyseisen kampanjan tietoja.
Kokonaisyhteenveto näyttää yhteenvedon kaikista kampanjoistasi ja ilmoittaa toimittajien lukumäärän kussakin vaiheessa. Klikkaamalla tuotetta näet luettelon kyseisessä vaiheessa olevista toimittajista.