From this page you can find technical requirements for digitizing invoices, ie. invoices that are send as PDF files via email or as paper invoices to the OpusCapita scanning service. Please note that in addition to the technical requirements, there are typically legal requirements that vary per country.
Guidelines for sending (non-structuded) PDF by Email
Email Invoice Digitizing enables your customers to receive invoices as email attachments. The following prerequisites are required from the sender for OpusCapita to process the invoices.
Please be aware that the domain is dedicated only for Invoice Digitizing services. Anyone who knows the correct email address can send email invoices. The email body text including sender and receiver information is added to the invoice and is attached to all invoices in the specific email message and processed. The Service uses spam filtering.
If the below requirements are not met and the invoice cannot be processed then it will be rejected.
...
The email address must be entered into recipient “TO” field in the email message. Multiple email addresses are not supported in “TO”-field
...
The Sender of the email invoice should not use a “no-reply” since they will not receive possible error messages
Only PDF- or TIFF-file attachments are accepted.
...
Tältä sivulta löydät laskujen digitoinnin tekniset vaatimukset, esim. laskut, jotka lähetetään PDF-tiedostoina sähköpostitse tai paperilaskuina OpusCapitan skannauspalveluun. Huomaa, että teknisten vaatimusten lisäksi on tyypillisesti laillisia vaatimuksia, jotka vaihtelevat maittain.
Ohjeet (strukturoimattoman) PDF:n lähettämiseen sähköpostitse
Sähköpostilaskujen digitoinnin avulla asiakkaasi voivat vastaanottaa laskuja sähköpostin liitteenä. Lähettäjältä vaaditaan seuraavat edellytykset, jotta OpusCapita voi käsitellä laskut.
Huomaa, että verkkotunnus on varattu vain laskujen digitointipalveluille. Kuka tahansa oikean sähköpostiosoitteen tietävä voi lähettää sähköpostilaskuja. Sähköpostin runkoteksti, mukaan lukien lähettäjän ja vastaanottajan tiedot, lisätään laskuun ja liitetään kaikkiin tietyn sähköpostiviestin laskuihin ja käsitellään. Palvelu käyttää roskapostin suodatusta.
Jos alla olevat vaatimukset eivät täyty eikä laskua voida käsitellä, se hylätään.
Sähköpostiosoite on syötettävä sähköpostiviestin vastaanottajan "TO"-kenttään. Useita sähköpostiosoitteita ei tueta "TO"-kentässä
Sähköpostilaskun lähettäjän ei tule käyttää "ei vastausta", koska hän ei saa mahdollisia virheilmoituksia
Vain PDF- tai TIFF-tiedostoliitteet hyväksytään.
Tuetut ja vaaditut PDF-muodot: 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 and ja PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3
Supported and required TIFF formatsTuetut ja vaaditut TIFF-muodot: TIFF CCITT 4 Fax B&W (300 dpi)
If an email contains other non-valid attachments (i.e. .docx) only PDF- and TIFF-file attachments will be processed and the rest of the attachments will be ignored
One attachment is one invoice. If one attachment includes several invoices, they are handled as one (the first one will be interpreted and verified)
If one invoice and its appendixes are in separate files, they are not handled as one invoice. The separate appendix is rejected
One email can include up to 10 attachments
Maximum size for one attachment is 10 Mb.
Maximum layout size for an attachment is A3 (no minimum size limitation).
Maximum page limit for one attachment (one invoice) is 500 pages.
PDF files cannot be encrypted or password protected
Fonts need to be included in the PDF if it contains text layouts
If the invoice is first printed out on paper and then scanned before it is attached and sent by email to OpusCapita:
The print quality should be, minimum 600 dpi
The color should be black-and-white
The chosen font should be easy to read, i.e. Arial
The scanning settings should be, minimum 300 dpi
The email shall follow standard protocols Jos sähköposti sisältää muita virheellisiä liitteitä (esim. .docx), vain PDF- ja TIFF-tiedostoliitteet käsitellään ja muut liitteet ohitetaan
Yksi liite on yksi lasku. Jos yksi liite sisältää useita laskuja, ne käsitellään yhtenä (ensimmäinen tulkitaan ja tarkistetaan)
Jos yksi lasku ja sen liitteet ovat erillisissä tiedostoissa, niitä ei käsitellä yhtenä laskuna. Erillinen liite hylätään
Yhdessä sähköpostissa voi olla enintään 10 liitettä
Yhden liitteen enimmäiskoko on 10 Mt.
Liitteen enimmäisasettelukoko on A3 (ei minimikokorajoitusta).
Yhden liitteen (yhden laskun) enimmäissivumäärä on 500 sivua.
PDF-tiedostoja ei voi salata tai suojata salasanalla
Fontit on sisällytettävä PDF-tiedostoon, jos se sisältää tekstiasetteluja
Jos lasku tulostetaan ensin paperille ja skannataan, ennen kuin se liitetään ja lähetetään sähköpostitse OpusCapitalle:
Tulostuslaadun tulee olla vähintään 600 dpi
Värin tulee olla mustavalkoinen
Valitun fontin tulee olla helppolukuinen, eli Arial
Skannausasetusten tulee olla vähintään 300 dpi
Sähköpostin tulee noudattaa standardiprotokollia MIME 1.0/1.1 with ja RFC 5322, 2231 and ja 2045
Guidelines for sending structured PDF by Email
Following requirements needs to be fulfilled to process’ the invoice(s) and must therefore be followed by the email invoice sender.
If the below requirements are not met and the invoice cannot be processed then it will be rejected.
...
The email address must be entered in recipient “TO” field in the email message and multiple email addresses are not supported in “TO”-field
...
Ohjeet strukturoidun PDF-tiedoston lähettämiseen sähköpostitse
Seuraavat vaatimukset on täytettävä laskun (laskujen) käsittelemiseksi, ja siksi sähköpostilaskun lähettäjän on noudatettava niitä.
Jos alla olevat vaatimukset eivät täyty eikä laskua voida käsitellä, se hylätään.
Sähköpostiosoite on kirjoitettava sähköpostiviestin vastaanottajan "TO"-kenttään ja useita sähköpostiosoitteita ei tueta "VASTA"-kentässä
Sähköpostin tulee noudattaa standardiprotokollia Java-pohjaista koodausta, MIME 1.0/1.1 with ja RFC 5322, 2231 and ja 2045.
Only PDF attachments are accepted, supported and required PDF formatsVain PDF-liitteet hyväksytään, tuetaan ja vaaditaan PDF-muodoissa: 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 and ja PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3
If an email also contains other non-valid attachments (i.e.docx) only PDF attachment will be processed and rest of the attachment(s) will be ignored without any acknowledge to the sender
If email contains only non-valid attachments, sender gets notification of missing valid attachments.
One attachment is one invoice. If one attachment includes several invoices, they are handled as one, the first one will be interpreted and verified
One attachment must contain both invoice and it’s appendix(s). If one invoice and its appendixes are in separate files, they are not handled as one invoice. The separate appendix is rejected
One email can include up to 10 attachments
Maximum size for one attachment or one email in total is 10 MB.
Maximum layout size for an attachment is A3 (no minimum size limitation)
PDF files cannot be encrypted or password protected
Fonts need to be included in the PDF if it contains text layoutsJos sähköposti sisältää myös muita virheellisiä liitteitä (esim. docx), vain PDF-liite käsitellään ja loput liitteet jätetään huomioimatta ilman kuittausta lähettäjälle
Jos sähköposti sisältää vain kelvottomia liitteitä, lähettäjä saa ilmoituksen puuttuvista kelvollisista liitteistä.
Yksi liite on yksi lasku. Jos yksi liite sisältää useita laskuja, ne käsitellään yhtenä, ensimmäinen tulkitaan ja tarkistetaan
Yhden liitteen tulee sisältää sekä lasku että sen liitteet. Jos yksi lasku ja sen liitteet ovat erillisissä tiedostoissa, niitä ei käsitellä yhtenä laskuna. Erillinen liite hylätään
Yhdessä sähköpostissa voi olla enintään 10 liitettä
Yhden liitteen tai yhden sähköpostin enimmäiskoko on 10 Mt.
Liitteen enimmäisasettelukoko on A3 (ei vähimmäiskokorajoitusta)
PDF-tiedostoja ei voi salata tai suojata salasanalla
Fontit on sisällytettävä PDF-tiedostoon, jos se sisältää tekstiasetteluja