Track and Trace - transaktioiden seuranta
Track and Trace -toiminnon perustiedot
Kun tapahtumat käsitellään Opuscapitan kautta, ne näkyvät Track and Trace -sovelluksessa seuraavat 90 päivää käsittelypäivästä. Track and Trace (TnT) on työkalu, jolla voit etsiä ja seurata kaikkia OpusCapita Business Networkin käsittelemiä tapahtumia. Sovellus auttaa sinua havaitsemaan mahdolliset virheet tai hylkäämiset viestin toimituksen aikana ja pääsemään kaikkiin tapahtumaan sisältyviin tiedostoihin.
Tyypillinen tapahtuma sisältää seuraavat tiedot, jotka on tallennettu Track and Traceen:
Datatiedosto - viestin sähköinen muoto, esimerkiksi tilaus tai lasku xml- tai edit-muodossa
Liitteet – laskun kuva tai datatiedoston sisältöä tukevat lisätiedot PDF-, TIF- tai missä tahansa muussa muodossa.
Metatiedot – kaikki keskeiset tiedot, jotka on kerätty datatiedostoista tai jakelualustalta, jossa viesti käsiteltiin. Kaikki TnT:n hakukyselyt suoritetaan ensisijaisesti metadataa vastaan.
Pääsy Track and Trace -palveluun
Kun olet kirjautunut Business Network Portaaliin, voit valita Track and Trace -vaihtoehdon oikeasta yläkulmasta. Voit käyttää sitä myös suoraan URL-osoitteen kautta https://businessnetwork.opuscapita.com/track.
Huomaa, että Track and Trace -sovelluksen käyttöoikeuden myöntää asiakkaan järjestelmänvalvojan käyttäjä. Katso lisätietoja luvusta 1.5. Käyttäjäroolit ja yrityksen oikeudet.
Käyttäjällä on oltava seuranta- ja blob-rooli, jos asiakirjan lataus ja esikatselu vaaditaan.
Seurantaajan ilmaisin
Track and Trace näyttää tapahtumat reaaliajassa, koska ne käsitellään OpusCapita Business Networkissa. Tietojen näyttämisessä reaaliajassa voi olla väliaikainen viive, ja tämä tila näkyy seurantaajan ilmaisimessa. Viiveitä voi tapahtua tapahtumien käsittelyn poikkeuksellisen korkeiden huippujen aikana, ja niiden tilat eivät ole täysin ajan tasalla Track and Trace -palvelussa. Mikäli seurantapalvelussa on tekninen virhe tai vakava ongelma kaikkien käsittelytapahtumien jäljittämisessä, ilmaisin näkyy punaisena ja teksti "Suur seurantaviive". Huomaa, että seuranta-ajan osoitin liittyy vain Track and Tracen suorituskykyyn, ei todelliseen tapahtumakäsittelyn suorituskykyyn Business Networkissa.
Seurantaajan ilmaisimella voi olla seuraavat 3 arvoa:
Haku Track and Trace -sovelluksessa
Ennen kuin voit suorittaa haun, sinun on valittava vähintään yksi lähettäjän ja/tai vastaanottajan nimi. Selaimesi tallentaa viimeisimmän lähettäjän tai vastaanottajan valinnan, eikä sinun tarvitse valita niitä seuraavan kerran, kun käytät TnT:tä.
Vapaa tekstihaku
Suositus on käyttää vapaata tekstihakua aluksi ja hankkia kokemusta hakuarvoista ja hakutekniikoista tarkimman tuloksen saamiseksi.
Ensimmäisellä pitkällä syöttökentällä voit etsiä mitä tahansa arvoa, joka löytyy tapahtuman metatiedoista. Palautettavat arvot riippuvat tapahtumatyypistä - onko kyseessä lasku, tilaus vai jokin muu.
Ilmaisen tekstin hakuvinkkejä:
Hae tarkkaa arvoa käyttämällä lainausmerkkejä "", esimerkiksi laskun numero "12345678".
Jos haluat etsiä arvoaluetta, esimerkiksi laskun numeroita välillä 1200-1300, haun arvo tulee kirjoittaa muodossa [1200 - 1300]
Kun etsit useita tiettyjä asiakirjanumeroita, arvot tulee erotella pilkuilla: 12345, 45678, 76543
Lisätietoja mahdollisuuksista on täällä:
https://www.elastic.co/guide/en/elasticsearch/reference/5.5/query-dsl-query-string-query.html#query-string-syntax
Lähettäjän ja/tai vastaanottajan haku
Lähettäjä- ja vastaanottajahaulla voit etsiä tapahtumia yritysten nimien mukaan. Avattavassa lähettäjä- ja vastaanottajaluettelossa olevat yritykset riippuvat roolista (track-role) erityisistä yritysoikeuksista. Jos et löydä etsimääsi yritystä, ota yhteyttä yrityksen ylläpitäjään ja tarkista, puuttuuko käyttäjäoikeuksistasi yrityksen oikeuksia.
Kun alat kirjoittaa kentälle, se ehdottaa käytettävissä olevia yrityksiä. Jos yritystä ei löydy, voit luoda mukautetun hakuehdot.
Jos haluat valita useita yrityksiä, valitse ensin vähintään yksi yritys avattavasta luettelosta ja valitse sitten avattavan valikon vieressä oleva hierarkiapainike. Tämä avaa ikkunan, jossa voit lisätä lisää yrityksiä lähettäjä- tai vastaanottajavalintaasi.
Lähettäjän tai vastaanottajan nimi ovat ainoat pakolliset hakukentät TnT:ssä. Selaimesi tallentaa viimeisimmän valinnan, eikä sinun tarvitse valita lähettäjää tai vastaanottajaa seuraavan kerran, kun käytät TnT:tä. Jos tyhjennät selaimesi tiedot (välimuisti), myös lähettäjän ja vastaanottajan valinta poistetaan.
Lisähakukentät
Valitse Lisää hakuvaihtoehtoja ja täydellinen luettelo hakukentistä tulee näkyviin.
Field name | Kuvaus |
|---|---|
Tila | Tapahtuman käsittelyn tila. Tila voi olla käsittelyssä, valmis, virheellinen tai hylätty. Katso lisätietoja käsittelytiloista luvusta Tapahtuman tilat. |
Vahvistuksen tila | Kun tapahtuma on käsitelty, se lähetetään vastaanottajalle. Tapahtuman vastaanottaja voi vahvistaa takaisin OpusCapitalle, jos toimitus onnistui, hylättiin tai tapahtui tekninen virhe. Katso lisätietoja eri vahvistustiloista luvusta Tapahtuman tilat. |
Viestin tyyppi | Voit tarkentaa hakuasi lisäämällä hakuun yhden tai useamman viestityypin. TnT-haku tukee useimpia yleisiä viestityyppejä, kuten lasku, hyvityslasku, luettelo, tilaus, tilausvastaus, lähetysilmoitus ja kuitti. Lisäksi perusdatatiedostoja voidaan etsiä. |
Asiakirjan tunnus | Lähettäjän antama tapahtumatunnus, esimerkiksi lasku tai tilausnumero. |
Dokumentin päivämäärä | Lähettäjän antama tapahtumapäivä, esimerkiksi laskun päivämäärä. |
Asiakasnumero | Toimittajan antama numero, joka ilmoittaa asiakkaan. Huomioithan, että jos asiakasnumeroa ei löydy viestitiedoista (esim. XML- tai EDI-tiedosto), sitä ei voi hakea. |
Valuutta | Tapahtumavaluutta. |
Nettomäärä | Tapahtuman nettorahamäärä valitussa valuutassa. Alueen valinta. |
Bruttomäärä | Tapahtuman bruttorahamäärä valitussa valuutassa. Alueen valinta. |
Saapumisaika | Ensimmäisen käsittelytapahtuman aika Business Networkissa. |
Käsittelypäivämäärä | Valitse OpusCapita Business Networkissa käsiteltyjen tapahtumien tarkka ajanjakso. Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan alkamis- ja päättymisjaksolle. Huomaa, että Track and Trace sisältää tapahtumia saatavilla viimeisten 90 päivän ajalta. |
Pikavalinta | Pikavalinnan avulla voit valita ennalta määrätyn ajanjakson, jolloin tapahtumat on käsitelty OpusCapita Business Networkissa. Pikavalintavaihtoehdot vaihtelevat viimeisestä 15 minuutista 72 tuntiin. |
Tapahtuman tilan arvot
Track and Trace tarjoaa kaksi erilaista viestitilaa: käsittelyn tilan ja vahvistuksen tilan. Käsittelytilan avulla voit seurata tapahtumaa siitä hetkestä lähtien, kun tapahtuma on vastaanotettu Opuscapita Business Networkiin ja kun se on siirretty vastaanottajalle. Vahvistustila näyttää, milloin vastaanottajasovellus, esimerkiksi vastaanottajan ERP-järjestelmä, tiedonsiirtorajapinta tai Opuscapitan IPA-sovellus kuittaa tapahtuman. Huomaa, että kaikki vastaanottajat eivät lähetä kuittauksia tai hakemusvastausviestejä Opuscapita Business Networkille.
Voit valita tapahtumia yhdellä tai useammalla tilavaihtoehdolla. Tapahtumalla voi olla seuraavat tilat:
Käsittelytilat:
| Completed – tapahtumat, jotka on käsitelty onnistuneesti ja lähetetty vastaanottajalle. |
| Processing – tapahtumat, jotka OpusCapita on vastaanottanut, mutta joita ei ole vielä käsitelty kokonaan. |
| Rejected – vastaanottaja tai OpusCapita on hylännyt tapahtuman. Hylkääminen voi tapahtua useista syistä, esim. asiakirjan pakollinen sisältö puuttuu. OpusCapita ei jatka asiakirjan käsittelyä ja lähettäjä on velvollinen tekemään korjauksia ja lähettämään uuden tapahtuman. |
| Error – tapahtumassa on käsittelyvirhe OpusCapitassa. Tämä tila luo automaattisesti tehtävän OpusCapita-alustan valvontatiimille jatkotoimia varten. Kun virhe on korjattu, käsittely jatkuu. |
| Cancelled – OpusCapita on peruuttanut tapahtuman käsittelyn. Tämä tapahtuu yleensä hylkäystapahtuman jälkeen ja kun lähettäjän on lähetettävä uusi tapahtuma. |
Vahvistustilat:
| Confirmed – tapahtumat, jotka OpusCapita on käsitellyt onnistuneesti ja vastaanottaja on vahvistanut tapahtuman onnistuneesti vastaanotetuksi. Tämä tila pätee myös, jos tapahtuma on onnistuneesti tuotu OpusCapita Invoice Automation (IPA) -sovellukseen. |
| Waiting – transactions that have been processed by OpusCapita, but no confirmation by the recipient yet. |
| Rejected – vastaanottaja on hylännyt tapahtuman. Hylkääminen voidaan tehdä useista syistä, mutta tyypillisesti pakollinen sisältö puuttuu ja lähettäjän on korjattava tai rikastettava sisältöä ja lähetettävä uusi tapahtuma. |
| Error - tekninen virhe tapahtuman hyväksymisessä tai virhe kuittausviestin toimittamisessa. Tämä tila pätee myös, jos tapahtuman tuonti OpusCapita Invoice Automation (IPA) -sovellukseen ei onnistu. |
| Timeout - vastaanottaja ei ole vahvistanut tapahtumaa sovitussa määräajassa. |
| Unknown - vastaanottaja ei lähetä kuittausviestejä. Tämä tila näkyy myös siinä tapauksessa, että vastaanottaja lähettää vain hylkäyksien eikä tiettyjä onnistuneita vahvistuksia. |
Hakutulokset ja taulukon sarakkeet
Hakutulokset näkyvät taulukkonäkymässä. Voit valita sarakkeet |||-kuvakkeesta taulukon oikeassa yläkulmassa.
Hakutulos on sivutettu, ja jokainen sivu voi sisältää enintään 250 riviä eli. liiketoimia. Oletuksena tulokset näytetään kronologisessa järjestyksessä, uusin tapahtuma luettelon päällä.
Kun hakutulos on ladattu täyteen, se voidaan lajitella jokaisen sarakkeen mukaan. Napsauta sarakkeen otsikkoa ja tulos lajitellaan sen mukaan.
Taulukon käytettävissä olevat sarakkeet
Message type – Dokumenttytyyppi ja alatyyppi, jos saatavilla. Alatyypit määrittelevät edelleen asiakirjan sisällön tai prosessin. Alatyypit ovat enimmäkseen numeerisia arvoja, jotka seuraavat UBL-standardissa (Universal Business Language) määriteltyjä dokumenttityyppikoodeja.
Document ID – Asiakirjan lähettäjän luoma tunnistenumero.
Sender – Asiakirjan lähettämisestä vastaava osapuoli. Lähettäjä tunnistetaan asiakirjan käsittelyn aikana ja kentässä näkyvä nimi tulee OpusCapitan rekisteristä. Jos lähettäjä on tuntematon, kenttä on tyhjä tai se voi sisältää esim. lähettäjän sähköpostiosoitteen.
Inbound BC (business channel) – Asiakirjan lähettäjän palveluntarjoaja. Jos palveluntarjoajaa ei tiedetä tai sitä ei ole määritelty, kenttä on tyhjä.
Receiver – Asiakirjan vastaanottava osapuoli. Vastaanottaja tunnistetaan asiakirjan käsittelyn aikana ja kentässä näkyvä nimi tulee OpusCapitan rekisteristä. Jos vastaanottajan nimeä ei tunnisteta, kenttä on tyhjä.
Outbound BC (business channel) – Asiakirjan vastaanottajien palveluntarjoaja.
Transaction Number– OpusCapita Business Networkin luoma yksilöllinen tunniste jokaiselle transaktiolle.
Net Amount - Transaktion nettosumma
Gross Amount - Transaktion bruttosumma
Currency - Transaktion valutta
Endorsement ID - Digitointipalvelutarjoajan transaktiotunniste
Status– Transaktion käsittelyn tila Business Networkissa.
Confirmation status (Conf.) - Transaktion vastaanottajan kuittaussanoma.
Arrival date - Transaktion saapumisaika
Finished date - Transaktion prosessoinnin valmistumisaika
Last event date – Viimeinen tunnettu käsittelypäivämäärä ja -aika Business Networkissa.
Lisää toimintoja - taulukon rivin lopussa on toimintovalikkopainike, joka sisältää enemmän tapahtumakohtaisia pikatoimintoja, kuten näytä liittyvät tapahtumat tai kopioi tapahtumanumero.
Voit valita näytettävät taulukon sarakkeet oikeasta yläkulmasta painamalla |||-kuvaketta.
Asiaan liittyvät tapahtumat
Napsauta tapahtumarivin Näytä lisää toimintoja -painiketta ja valitse Näytä liittyvät tapahtumat. Tämä suorittaa automaattisesti uuden haun uudella selaimen välilehdellä ja löytää muita asiakirjoja, jotka liittyvät samaan tapahtumaan. Jos laskussasi on esimerkiksi tilausnumero, alkuperäinen tilausviesti löytyy. Tai jos haluat löytää kaikki tilauksen myöhemmät viestit, kuten tilausvastauksen, lähetysohjeet tai laskun. Tämä vaihtoehto on käytettävissä Näytä lisää toimintoja -valikossa vain, jos tapahtuma sisältää viitetietoja asiaan liittyvistä tapahtumista, esimerkiksi viitetilausnumero tai viitelaskunumero.
Vie hakutulos .csv-tiedostoon
Hakutulos voidaan viedä .csv-tiedostoon. Napsauta Vie CSV-muotoon -painiketta ja valitse, haluatko viedä kaikki tulosrivit vai vain ne tulosrivit, jotka näkyvät nykyisellä sivulla. Huomaa, että vienti kaikki -vaihtoehto on rajoitettu 2000 tulosriviin.
Vientitiedosto sisältää kaikki mukana olevat hakusuodattimet ja sarakkeet, jotka olet valinnut taulukkonäkymään.
Laajenna tapahtumatiedot
Klikkaamalla rivin etuosassa olevaa ›-merkkiä näet tarkemmat tiedot tapahtumasta. Tapahtumatiedot sisältävät tapahtuman aikajanan, joka näyttää jokaisen käsittelytapahtuman, sen aikaleiman ja asiakirjat eri käsittelyvaiheissa.
Tapahtuman aikajana ja tapahtumatiedostot
Tapahtuman aikajanalla näkyvät kaikki tapahtuman käsittelyvaiheet ennen sen lähettämistä vastaanottajalle. Tapahtuman aikajana päivitetään reaaliajassa, joten jos tapahtuma on edelleen käsittelytilassa, tapahtuman aikajana on epätäydellinen ja uusia tapahtumavaiheita lisätään käsittelyn edetessä. Mikäli virheitä ilmenee, tapahtumaaikajana auttaa sinua ymmärtämään missä käsittelyvaiheessa virhe tapahtui, mikä oli syynä ja onko automaattinen tapaus ilmoitettu OpusCapita-tukeen.
8. Asiakirjan tuonti valmis - Kun asiakirja tuodaan vastaanottajasovellukseen, kuten OpusCapita IPA, siinä on vastaava vahvistusviesti. Vaihtoehtoiset lopputapahtumat voivat olla
Asiakirja toimitettu eränä tai kuitattu OK vastaanottajalta
7. Asiakirja toimitetaan sisäisesti erässä - Käsittely on valmistunut Business Networkissa ja toimitettu OpusCapita-sovellukseen esim. IPA. Jos tapahtuma toimitetaan toiseen liiketoimintakanavaan tai sovellukseen, joka ei ole OC
6. Lähtevä asiakirja - Asiakirjat on muunnettu vastaanottajan vaatimaan muotoon. Avaamalla tapahtuman voit tarkastella kaikkia tiedostoja, jotka on muunnettu lähtö-, vastaanottajamuotoon.
5. Kanoninen asiakirja - OC:n sisäinen muoto muutettu saapuvasta asiakirjasta. Avaamalla tapahtuman voit tarkastella kaikkia tiedostoja, jotka on muunnettu sisäiseen kanoniseen muotoon.
4. Lähtevän reitityksen - Sähköisen osoitteen tai yritystunnuksen perusteella tapahtuman vastaanottaja ja sen liiketoimintakanava löydettiin.
3. Saapuva asiakirja - Yksittäiset asiakirjat alkuperäisessä muodossaan poimitaan erästä. Avaamalla tapahtuman voit tarkastella kaikkia OC:n vastaanottamia tiedostoja.
2. BN:n yritystunnisteyhteenveto - Lähettäjä ja vastaanottaja tunnistettiin OpusCapitan liikekumppanihakemistosta.
1.Saapuva erä vastaanotettu - tapahtuma vastaanotettiin OC-liiketoimintaverkkoon erätiedostona (voi sisältää useita tapahtumia)
Käsittely alkaa tyypillisesti tapahtumasta saapuva erä vastaanotettu, joka sitten siirretään saapuvaan asiakirjaan. Tämä tapahtuma sisältää lähettäjältä saadut alkuperäiset tiedostot. Käsittely päättyy, kun asiakirja on siirretty vastaanottajalle ja tiedostot löytyvät lähtevän asiakirjan tapahtumasta. Jos tapahtuma käsitellään uudelleen, näet käsittelytapahtumat kopioituina niin monta kertaa kuin uudelleenkäsittely tehtiin. Voit tunnistaa jokaisen uudelleenkäsittelytehtävän vertaamalla tapahtuman aikaleimoja
Tapahtuman sisällön laajentaminen
Napsauta tapahtuman otsikkoa ja se avaa lisätietoja kustakin tapahtumasta. Laajennettu tapahtumanäkymä auttaa ymmärtämään mm. mitä tunnisteita käytettiin lähettäjän tai vastaanottajan liikekumppanin tunnistamiseen.
Virhetapahtuman tiedot
Jos tapahtuman käsittely on pysähtynyt virheen tai hylkäystapahtuman vuoksi, se näytetään aikajanalla seuraavin yksityiskohtineen:
Virhe- tai hylkäyskuvake ja otsikko.
Tapahtuman aikaleima.
Virhekoodi = sisäinen OpusCapita-virhekoodi
Support ticket = automaattisesti luotu tukilipun tunnus, jos OpusCapitan pitäisi korjata virhe.
Hylkäystapauksissa lähettäjän tulee yleensä tehdä korjaus.
Virheenratkaisu = Vakiovirhe- tai hylkäyskohtainen ehdotus ongelman korjaamiseksi.
Esikatsele ja lataa tapahtumatiedostoja
Voit esikatsella ja ladata kaikkia tapahtumatiedostoja avaamalla saapuvan asiakirjan, kanonisen asiakirjan tai lähtevän asiakirjan aikajanatapahtumat Avattuasi tapahtuman, napsauta tiedoston nimeä ladataksesi tiedoston tai napsauta silmäkuvaketta esikatsellaksesi sitä.
Huomaa, että kaikki tiedostot on tallennettu OpusCapitan suojattuun tiedostovarastoon (jonka isännöi Azure Blob Storage), sekä lähettäjällä että vastaanottajalla on oma tallennustila, joten tiedostot näkyvät kahdesti. Voit käyttää vain tiedostoja, jotka ovat yrityksesi nimellä.
Jotta voit ladata tai esikatsella tiedostoja, sinulla on oltava blob-rooli käyttöoikeuksissasi. Lisätietoja saat artikkelista https://opuscapita.atlassian.net/wiki/spaces/HTUCSP/pages/12475760918.
Saapuva asiakirja – Alkuperäiset datatiedostot, kuvat ja liitteet tapahtuman lähettäjältä.
Kanoninen asiakirja – Datatiedostot muutettu OpusCapitan sisäiseen muotoon, joka noudattaa UBL (Universal Business Language) -standardia. Liitteitä ja kuvatiedostoja ei muunneta.
Lähtevä asiakirja – Datatiedostot muunnetaan vastaanottajien vaadittuun muotoon. Liitteet ja kuvatiedostot voidaan muuntaa toiseen muotoon vastaanottajan pyynnöstä. ei muunnettu