Track and Trace - transaktioiden seuranta
- Vesa Koskinen
- ext-Anna-Elina.Partanen
Track and Trace perusominaisuudet
Kun transaktiot prosessoidaan OpusCapitan sanomanvälityspalvelussa, kaikki siihen liittyvät prosessointitapahtumat näkyvät lähes reaaliajassa Track and Trace -sovelluksessa. Tapahtumattiedot ja tiedostot säilytetään sovelluksessa seuraavat 90 päivää käsittelypäivästä. Track and Trace on työkalu, jolla voit etsiä ja seurata kaikkia OpusCapita Business Networkin käsittelemiä tapahtumia. Sovellus auttaa sinua havaitsemaan mahdolliset virheet tai hylkäämiset viestin toimituksen aikana ja pääsemään kaikkiin tapahtumaan sisältyviin tiedostoihin.
Tyypillinen tapahtuma sisältää seuraavat tiedot, jotka on tallennettu Track and Traceen:
Datatiedosto - viestin sähköinen muoto, esimerkiksi tilaus tai lasku xml- tai EDIFACT-muodossa
Liitteet – laskun kuva tai datatiedoston sisältöä tukevat lisätiedot PDF-, TIF- tai muussa tuetussa sanoman visualisointiformaatissa.
Metatiedot – kaikki keskeiset tiedot , jotka on kerätty datatiedostoista tai sanomanvälityspalvelusta, jossa viesti käsiteltiin. Metatietoja ovat muun muassa sanoman prosessointistatus, virheilmoitukset, käsittelyajat tai vaikkapa laskun otsikkotiedot. Kaikki Track and Tracen hakukyselyt suoritetaan ensisijaisesti metadataa vastaan.
Pääsy Track and Trace -palveluun
Kun olet kirjautunut Business Network Portaaliin, voit valita Track and Trace -vaihtoehdon oikeasta yläkulmasta. Voit käyttää sitä myös suoraan URL-osoitteen kautta https://businessnetwork.opuscapita.com/track.
Huomaa, että Track and Trace -sovelluksen käyttöoikeuden myöntää asiakkaan järjestelmänvalvojan käyttäjä. Katso lisätietoja luvusta 1.5. Käyttäjien hallinta.
Käyttäjällä on oltava track-rooli, ja jos data- ja liitetiedostojen lataus ja esikatselu vaaditaan tulee käyttäjällä olla myös blob-rooli.
Seuranta-ajan indikaattori
Track and Trace näyttää tapahtumat reaaliaikaisesti, kun niitä käsitellään OpusCapita Business Networkissa. Tietojen reaaliaikaisessa näyttämisessä voi kuitenkin olla tilapäisiä viiveitä, ja tämä tila näkyy seuranta-ajan indikaattorissa. Viiveitä voi esiintyä erityisen suurten tapahtumankäsittelyn ruuhkahuippujen aikana, jolloin tapahtumien tilat eivät ole täysin ajan tasalla Track and Tracessa. Mikäli seurantasovelluksessa ilmenee tekninen virhe tai vakava ongelma kaikkien käsittelytapahtumien seuraamisessa, indikaattori näkyy punaisena tekstillä “Major tracking delay”. Huomioithan, että seuranta-ajan indikaattori koskee ainoastaan Track and Tracen suorituskykyä, ei varsinaisen tapahtumankäsittelyn suorituskykyä Business Networkissa.
Indikaattorilla voi olla seuraavat 3 eri tilaa:
Haku Track and Trace -sovelluksessa
Ennen kuin voit suorittaa haun, sinun on valittava vähintään yksi lähettäjän ja/tai vastaanottajan nimi. Selaimesi tallentaa viimeisimmän lähettäjän tai vastaanottajan valinnan, eikä sinun tarvitse valita niitä seuraavan kerran, kun käytät Track and Tracea.
Vapaa tekstihaku
Suositus on käyttää vapaata tekstihakua aluksi ja hankkia kokemusta hakuarvoista ja hakutekniikoista tarkimman tuloksen saamiseksi.
Ensimmäisellä pitkällä syöttökentällä voit etsiä mitä tahansa arvoa, joka löytyy tapahtuman metatiedoista. Palautettavat arvot riippuvat tapahtumatyypistä - onko kyseessä lasku, tilaus vai jokin muu.
Vapaan tekstihaun hakuvinkkejä:
Hae tarkkaa arvoa käyttämällä lainausmerkkejä "", esimerkiksi laskun numero "12345678".
Jos haluat etsiä arvoaluetta, esimerkiksi laskun numeroita välillä 1200-1300, haun arvo tulee kirjoittaa muodossa [1200 - 1300]
Kun etsit useita tiettyjä asiakirjanumeroita, arvot tulee erotella pilkuilla: 12345, 45678, 76543
Voit hakea myös esim. toimittajan tai asiakkaan nimellä. Mikäli nimessä on välilyöntejä, muista käyttää nimihaussa lainausmerkkejä. Esim. “Suomen Talotehdas Oy“,
Lähettäjän ja/tai vastaanottajan haku
Lähettäjän ja vastaanottajan haulla voit etsiä tapahtumia yrityksen nimien perusteella. Lähettäjän ja vastaanottajan pudotusvalikoissa näkyvät yritykset määräytyvät roolisi (track-rooli) mukaisesti määritettyjen yritysoikeuksien perusteella. Jos et löydä etsimääsi yritystä, ota yhteyttä yrityksesi järjestelmänvalvojaan tarkistaaksesi, puuttuvatko käyttäjäoikeuksistasi tarvittavat yritysoikeudet.
Kun alat kirjoittaa kentälle, se ehdottaa käytettävissä olevia yrityksiä. Jos yritystä ei löydy, voit luoda mukautetun hakuehdot. Huomioithan, että jos olet pudotusvalikossa ei näyt esim. toimittajasi nimeä (laskun lähettäjä), mikäli sinulla ei ole yritykseen käyttäjäoikeuksia. Sen sijaan voit lisätä listalle haluamasi yritysnimen:
Jos haluat valita useita yrityksiä, valitse ensin vähintään yksi yritys avattavasta luettelosta ja valitse sitten avattavan valikon vieressä oleva hierarkiapainike. Tämä avaa ikkunan, jossa voit lisätä lisää yrityksiä lähettäjä- tai vastaanottajavalintaasi.
Lähettäjän tai vastaanottajan nimi ovat ainoat pakolliset hakukentät. Selaimesi tallentaa viimeisimmän valinnan, eikä sinun tarvitse valita lähettäjää tai vastaanottajaa seuraavan kerran, kun käytät sovellusta. Jos tyhjennät selaimesi tiedot (välimuisti), myös lähettäjän ja vastaanottajan esivalinta poistuu.
Lisähakukentät
Valitse Lisää hakuvaihtoehtoja ja koko luettelo hakukentistä tulee näkyviin.
Hakukenttä | Kuvaus |
|---|---|
Tila | Tapahtuman käsittelyn tila. Tila voi olla käsittelyssä, valmis, virheellinen tai hylätty. Katso lisätietoja käsittelytiloista luvusta Tapahtuman tilat. |
Vahvistuksen tila | Kun tapahtuma on käsitelty, se lähetetään vastaanottajalle. Tapahtuman vastaanottaja voi vahvistaa takaisin OpusCapitalle, jos toimitus onnistui, hylättiin tai tapahtui tekninen virhe. Katso lisätietoja eri vahvistustiloista luvusta Tapahtuman tilat. |
Viestin tyyppi | Voit tarkentaa hakuasi lisäämällä hakuun yhden tai useamman viestityypin. TnT-haku tukee useimpia yleisiä viestityyppejä, kuten lasku, hyvityslasku, luettelo, tilaus, tilausvastaus, lähetysilmoitus ja kuitti. Lisäksi perusdatatiedostoja voidaan etsiä. |
Asiakirjan tunnus | Lähettäjän antama tapahtumatunnus, esimerkiksi lasku tai tilausnumero. |
Dokumentin päivämäärä | Lähettäjän antama tapahtumapäivä, esimerkiksi laskun päivämäärä. |
Asiakasnumero | Toimittajan antama numero, joka ilmoittaa asiakkaan. Huomioithan, että jos asiakasnumeroa ei löydy viestitiedoista (esim. XML- tai EDI-tiedosto), sitä ei voi hakea. |
Valuutta | Tapahtumavaluutta. |
Nettomäärä | Tapahtuman nettorahamäärä valitussa valuutassa. Alueen valinta. |
Bruttomäärä | Tapahtuman bruttorahamäärä valitussa valuutassa. Alueen valinta. |
Saapumisaika | Ensimmäisen käsittelytapahtuman aika Business Networkissa. |
Käsittelypäivämäärä | Valitse OpusCapita Business Networkissa käsiteltyjen tapahtumien tarkka ajanjakso. Voit määrittää päivämäärän ja kellonajan alkamis- ja päättymisjaksolle. Huomaa, että Track and Trace sisältää tapahtumia saatavilla viimeisten 90 päivän ajalta. |
Pikavalinta | Pikavalinnan avulla voit valita ennalta määrätyn ajanjakson, jolloin tapahtumat on käsitelty OpusCapita Business Networkissa. Pikavalintavaihtoehdot vaihtelevat viimeisestä 15 minuutista 72 tuntiin. |
Sanomien statustiedot
Track and Trace tarjoaa kaksi erilaista sanomatilaa: käsittelytila (processing status) ja kuittaustila (confirmation status). Käsittelytilan avulla voit seurata tapahtumaa siitä hetkestä lähtien, kun se vastaanotetaan OpusCapita Business Networkiin, aina siihen saakka, kun se siirretään vastaanottajalle. Kuittaustila puolestaan näyttää, milloin vastaanottajan sovellus, kuten vastaanottajan ERP-järjestelmä, välitysoperaattori tai OpusCapitan IPA-sovellus, on kuitannut tapahtuman.
Huomioithan, että kaikki vastaanottajat eivät lähetä kuittauksia tai sovellusvastausviestejä OpusCapita Business Networkiin.
Voit valita tapahtumia yhdellä tai useammalla tilavaihtoehdolla. Tapahtumalla voi olla seuraavat tilat:
Prosessointistatukset:
| Completed – tapahtumat, jotka on käsitelty onnistuneesti ja lähetetty vastaanottajalle. |
| Processing – tapahtumat, jotka OpusCapita on vastaanottanut, mutta joita ei ole vielä käsitelty kokonaan. |
| Rejected – vastaanottaja tai OpusCapita on hylännyt tapahtuman. Hylkääminen voi tapahtua useista syistä, esim. asiakirjan pakollinen sisältö puuttuu. OpusCapita ei jatka asiakirjan käsittelyä ja lähettäjä on velvollinen tekemään korjauksia ja lähettämään uuden tapahtuman. |
| Error – tapahtumassa on käsittelyvirhe OpusCapitassa. Tämä tila luo automaattisesti tehtävän OpusCapita-alustan valvontatiimille jatkotoimia varten. Kun virhe on korjattu, käsittely jatkuu. |
| Cancelled – OpusCapita on peruuttanut tapahtuman käsittelyn. Tämä tapahtuu yleensä hylkäystapahtuman jälkeen ja kun lähettäjän on lähetettävä uusi tapahtuma. |
Kuittausstatukset:
| Confirmed – tapahtumat, jotka OpusCapita on käsitellyt onnistuneesti ja vastaanottaja on vahvistanut tapahtuman onnistuneesti vastaanotetuksi. Tämä tila pätee myös, jos tapahtuma on onnistuneesti tuotu OpusCapita Invoice Automation (IPA) -sovellukseen. |
| Waiting – transactions that have been processed by OpusCapita, but no confirmation by the recipient yet. |
| Rejected – vastaanottaja on hylännyt tapahtuman. Hylkääminen voidaan tehdä useista syistä, mutta tyypillisesti pakollinen sisältö puuttuu ja lähettäjän on korjattava tai rikastettava sisältöä ja lähetettävä uusi tapahtuma. |
| Error - tekninen virhe tapahtuman hyväksymisessä tai virhe kuittausviestin toimittamisessa. Tämä tila pätee myös, jos tapahtuman tuonti OpusCapita Invoice Automation (IPA) -sovellukseen ei onnistu. |
| Timeout - vastaanottaja ei ole vahvistanut tapahtumaa sovitussa määräajassa. |
| Unknown - vastaanottaja ei lähetä kuittausviestejä. Tämä tila näkyy myös siinä tapauksessa, että vastaanottaja lähettää vain hylkäyksien eikä tiettyjä onnistuneita vahvistuksia. |
Hakutulokset ja taulukon sarakkeet
Hakutulokset näytetään taulukkonäkymässä. Voit valita näytettävät sarakkeet taulukon oikeassa yläkulmassa olevasta 
Hakutulokset ovat sivutettuja, ja jokaisella sivulla voi olla enintään 250 riviä eli tapahtumaa. Oletuksena tulokset järjestetään aikajärjestyksessä, uusin tapahtuma listan yläosassa.
Kun hakutulokset on ladattu kokonaan, niitä voidaan lajitella sarakkeiden mukaan. Napsauta sarakkeen otsikkoa, jolloin tulokset lajitellaan valitun sarakkeen mukaisesti.
Taulukon käytettävissä olevat sarakkeet
Message type – Dokumenttytyyppi ja alatyyppi, jos saatavilla. Alatyypit määrittelevät edelleen asiakirjan sisällön tai prosessin. Alatyypit ovat enimmäkseen numeerisia arvoja, jotka seuraavat UBL-standardissa (Universal Business Language) määriteltyjä dokumenttityyppikoodeja.
Document ID – Asiakirjan lähettäjän luoma tunnistenumero.
Sender – Asiakirjan lähettämisestä vastaava osapuoli. Lähettäjä tunnistetaan asiakirjan käsittelyn aikana ja kentässä näkyvä nimi tulee OpusCapitan rekisteristä. Jos lähettäjä on tuntematon, kenttä on tyhjä tai se voi sisältää esim. lähettäjän sähköpostiosoitteen.
Inbound BC (business channel) – Asiakirjan lähettäjän palveluntarjoaja. Kentässä näkyy myös jos lasku tulee digitointipalvelun kautta (email tai skannattu paperlasku). Jos palveluntarjoajaa ei tiedetä tai sitä ei ole määritelty, kenttä on tyhjä.
Receiver – Asiakirjan vastaanottava osapuoli. Vastaanottaja tunnistetaan asiakirjan käsittelyn aikana ja kentässä näkyvä nimi tulee OpusCapitan rekisteristä. Jos vastaanottajan nimeä ei tunnisteta, kenttä on tyhjä.
Outbound BC (business channel) – Asiakirjan vastaanottajien palveluntarjoaja.
Transaction Number– OpusCapita Business Networkin luoma yksilöllinen tunniste jokaiselle transaktiolle.
Net Amount - Transaktion nettosumma
Gross Amount - Transaktion bruttosumma
Currency - Transaktion valutta
Endorsement ID - Digitointipalvelutarjoajan transaktiotunniste
Status– Transaktion käsittelyn tila Business Networkissa.
Confirmation status (Conf.) - Transaktion vastaanottajan kuittaussanoma.
Arrival date - Transaktion saapumisaika
Finished date - Transaktion prosessoinnin valmistumisaika
Last event date – Viimeinen tunnettu käsittelypäivämäärä ja -aika Business Networkissa.
Lisää toimintoja - taulukon rivin lopussa on toimintovalikkopainike, joka sisältää enemmän tapahtumakohtaisia pikatoimintoja, kuten näytä liittyvät tapahtumat tai kopioi tapahtumanumero.
Voit valita näytettävät taulukon sarakkeet oikeasta yläkulmasta
Sanomaan liittyvät tapahtumat
Valitse 
Vie hakutulos .csv-tiedostoon
Hakutulos voidaan viedä .csv-tiedostoon. Napsauta Export to CSV -painiketta ja valitse, haluatko viedä kaikki tulosrivit vai vain ne tulosrivit, jotka näkyvät nykyisellä sivulla. Huomaa, että vienti kaikki -vaihtoehto on rajoitettu 10.000 tulosriviin.
Vientitiedosto sisältää kaikki mukana olevat hakusuodattimet ja sarakkeet, jotka olet valinnut taulukkonäkymään.
Laajenna tapahtumatiedot
Klikkaamalla rivin etuosassa olevaa ›-merkkiä näet tarkemmat tiedot tapahtumasta. Tapahtumatiedot sisältävät tapahtuman aikajanan, joka näyttää jokaisen käsittelytapahtuman, sen aikaleiman ja asiakirjat eri käsittelyvaiheissa.
Prosessointiaikajana ja sanomaan liittyvät tiedostot
Prosessointiaikajanalla näkyvät kaikki sanoman käsittelyvaiheet ennen sen lähettämistä vastaanottajalle. Aikajana päivitetään reaaliajassa, joten jos tapahtuma on edelleen käsittelytilassa, tapahtuman aikajana on epätäydellinen ja uusia tapahtumavaiheita lisätään käsittelyn edetessä. Mikäli virheitä ilmenee, aikajana auttaa sinua ymmärtämään missä käsittelyvaiheessa virhe tapahtui, mikä oli syynä ja onko automaattinen virheilmoitus luotu OpusCapitan tukeen.
9.“Transaction successfully archived sender/receiver” - Sanoma on arkistoitu. Kun lasku on arkistoitu lähettäjälle ja/tai vastaanottajalle, näkyy se aikajanan lopussa sen jälkeen kun sanoman käsittely on päättynyt.
8. “Acknowleged OK from receiving party” - Vastaanottaja on kuitannus sanoman vastaanotetuksi. Vastaanottaja voi lähettää kuittaussanoman onnistuneesta tai virheellisestä lähetyksestä.
7. “Document delivered through batch“ - Sanoma toimitetaan erässä - Käsittely on valmistunut Business Networkissa ja toimitettu vastaanottajalle tai vastaanottajan operaattorille.
6. “Outbound document“ - Lähtevä sanoma- Sanoma on muunnettu vastaanottajan vaatimaan muotoon. Avaamalla tapahtuman voit tarkastella kaikkia tiedostoja, jotka on muunnettu lähtö-, vastaanottajamuotoon.
5. “Canonical document” - Kanoninen formaatti- Alkuperiäinen sanomaformaatti käännetty OpusCapitan sisäiseen formaattiin. Avaamalla tapahtuman voit tarkastella kaikkia tiedostoja, jotka on muunnettu sisäiseen kanoniseen muotoon.
4. “Outbound routing” - Vastaanottaja reititys - OVT:n tai muun yritystunnuksen perusteella tunnistettu vastaanottaja ja sanoman reitytystiedon tunnistus.
3. “Inbound document“ - Saapuva sanoma - Yksittäiset sanomoat alkuperäisessä muodossaan poimitaan erästä. Avaamalla tapahtuman voit tarkastella kaikkia OC:n vastaanottamia tiedostoja.
2. “BN Company Identification Summary” - Yhteenveto yritysten tunnistuksesta - Lähettäjä ja/tai vastaanottaja tunnistettiin OpusCapitan yrityshakemistosta.
1.”Inbound batch received” - Saapuva erä vastaanotettu - tapahtuma vastaanotettiin OpusCapitan välityspalvelimelle erätiedostona (voi sisältää useita tapahtumia)
Käsittely alkaa tyypillisesti saapuvan erän (batch) vastaaanotosta. Prosessointi jatkuu lähettäjän ja vastaanottajan tunnistuksella, jossa yritystiedot täsmäytetään OpusCapitan yritys- ja organisaatiorekisteriin. Tämän jälkeen sanoman alkuperäinen tiedosto muunnetaan OpusCapitan sisäiseen formaattiin. Käsittely päättyy, kun asiakirja on siirretty vastaanottajalle. Mikäli vastaanottaja lähettää vastaanottokuittauksen, näkyy se myös aikajalla.. Jos tapahtuma käsitellään uudelleen, näet käsittelytapahtumat kopioituina niin monta kertaa kuin uudelleenkäsittely tehtiin. Voit tunnistaa jokaisen uudelleenkäsittelytehtävän vertaamalla tapahtuman aikaleimoja.
Tapahtuman sisällön laajentaminen
Napsauta tapahtuman otsikkoa ja se avaa lisätietoja kustakin tapahtumasta. Laajennettu tapahtumanäkymä auttaa ymmärtämään mm. mitä tunnisteita käytettiin lähettäjän tai vastaanottajan liikekumppanin tunnistamiseen.
Virhetapahtuman tiedot
Jos tapahtuman käsittely on pysähtynyt virheen tai hylkäystapahtuman vuoksi, se näytetään aikajanalla seuraavin yksityiskohtineen:
Virhe- tai hylkäyskuvake ja otsikko.
Tapahtuman aikaleima.
Virhekoodi = sisäinen OpusCapita-virhekoodi
Support ticket = automaattisesti luotu tukilipun tunnus, jos OpusCapitan pitäisi korjata virhe.
Hylkäystapauksissa lähettäjän tulee yleensä tehdä korjaus.
Virheenratkaisu = Vakiovirhe- tai hylkäyskohtainen ehdotus ongelman korjaamiseksi.
Esikatsele ja lataa tapahtumatiedostoja
Voit esikatsella ja ladata kaikkia sanomaan liittyviöä tiedostoja avaamalla saapuvan sanoman, kanonisen formaatin tai lähtevän sanoman aikajanatapahtumat Avattuasi tapahtuman, napsauta tiedoston nimeä ladataksesi tiedoston tai napsauta 
Huomaa, että kaikki tiedostot on tallennettu OpusCapitan suojattuun pilvipalveluun (Azure Blob Storage), sekä lähettäjällä että vastaanottajalla on oma tallennustila, joten tiedostot näkyvät kahdesti. Voit käyttää vain tiedostoja, jotka ovat tallennety sen yrityksen alle joihin sinulla on käyttöoikeudet.
Jotta voit ladata tai esikatsella tiedostoja, sinulla on oltava blob-rooli käyttöoikeuksissasi. Lisätietoja saat artikkelista Käyttäjien hallinta.
Saapuva sanoma – Alkuperäiset datatiedostot, kuvat ja liitteet tapahtuman lähettäjältä.
Kanoninen formaatti – Datatiedostot muutettu OpusCapitan sisäiseen muotoon, joka noudattaa UBL (Universal Business Language) -standardia. Liitteitä ja kuvatiedostoja ei muunneta.
Lähtevä sanoma – Datatiedostot muunnetaan vastaanottajien vaadittuun muotoon. Liitteet ja kuvatiedostot voidaan muuntaa toiseen muotoon vastaanottajan pyynnöstä. ei muunnettu