You receive user account credentials either from the OpusCapita project team or from the administrator in your company. If you have not received your credentials, contact the administrator.
If you have forgotten your password, you can change it (see Change your forgotten password). The administrator can also reset your password (see Reset your password) whenever necessary, in which case you will receive a temporary password in your email.
If your company is using the BNP via single sign-on (SSO), the user credentials and passwords are managed in your own company’s IT/user management application.
User list view
On the User list page, customer-admin can search, export, add and edit all of the company’s user data. As an administrator you can reset passwords, disable users and also delete users if the registration is not yet finalized. In case the created user has not received the confirmation email, you can also send them a new confirmation email from the system.
Search users
You can use one or more search criteria to easily find the desired user. After you have defined the criteria, click Search. Only the users matching your search criteria are shown until you click Reset. Search results can be exported as csv. file.
...
In addition to searching users by name or email address / userID, you can also find users by role or to which company the user has rights to. See below description of the additional search fields:
Business partner name: the company name that the user belongs to. Company must be selected from the list.
Business partner ID: OpusCapita ID for the company. You can also type part of the id.
Department: You can find all users working in the same Department
Status: User account status, e.g. users who have not yet finalized the registration, are with status Email verification.
Roles: Find users who have a specific role in the OC applications
Role tenant: Find users how have company access with specific role (above field).
Export users
You can export the search result to a csv. file by clicking the Export button.
...
The export file will contain the same columns as in the search result table and it will include all table pages. In addition, the file contains a creation date and last modification date.
Add users
You can create new users if you have customer-admin or supplier-admin role.
...
Add a user as follows:
1.Click Company, and select Users. The User list page opens.
2. Click Create User. The new user template opens. The fields marked with an asterisk are required information.
3. From the Role drop-down menu, select the desired role. The role defines actions allowed for the user.
With the Customer-admin role, you can create customer users, change some of the configurations for the customer role users and assign rights or remove them accordingly.
With the Customer role, you can use the Business Network platform with the rights and roles given to that user by Customer-admin.
4. In the Email field, enter user’s email address.
5. In the First name field, enter user’s first name(s).
6. In the Last name field, enter user’s last name.
7. From the Language drop-down menu, select the desired language. You can filter the options by starting to type the name of the language in the field.
Note that the application is available in English, German, Swedish, Finnish, French, Italian, Polish, Spanish, Portuguese and Czech.
8. Enter other necessary data.
9. Click Create. The user has now been added into the system. If you want, you can add more roles for the user. Continue to User roles and company rights.
When a user has been created, they will receive an invitation email with a link that they need to click to verify their user credentials to Business Network Portal.
Before the user has verified their credentials, the user is shown in BNP in a status “email verification”. When the verification of credentials has been done, the status will be moved to “email verified”.
User roles and company rights
After user is created, you can add additional roles for the user. User roles are necessary to grant access to applications in the Business Network Portal or IPA products.
...
Add roles as follows:
Click Company and select Users. The User list page opens.
For the desired user, click Edit. The Edit profile page opens.
Select Roles. You can find role options from below Business Network roles and IPA roles table.
Select the user for whom you want to add a role.
From the Select role drop-down menu, select the role you want to add.
Click Add. The role has now been added for the user.
Please note, that in some cases the options in the Select role dropdown list depends on the roles that you have as an administrator. So, you must have e.g. Track role if you want to assign it to other users.
Give company rights to roles (Assign tenant assignment)
The customer administrator can select the company entities the roles and therefore the users with those roles have access to.
NOTE that tenants will be needed to be chosen for each role that the user has been given, separatelySaat käyttäjätunnukset joko OpusCapita-projektitiimiltä tai yrityksesi järjestelmänvalvojalta. Jos et ole saanut kirjautumistietojasi, ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan.
Jos olet unohtanut salasanasi, voit vaihtaa sen (katso Unohtuneen salasanan vaihtaminen). Järjestelmänvalvoja voi myös tarvittaessa nollata salasanasi (katso Nollaa salasana), jolloin saat väliaikaisen salasanan sähköpostiisi.
Jos yrityksesi käyttää BNP:tä kertakirjautumisen (SSO) kautta, käyttäjätunnuksia ja salasanoja hallitaan oman yrityksesi IT-/käyttäjähallintasovelluksessa.
Käyttäjäluettelonäkymä
Käyttäjäluettelo-sivulla asiakas-järjestelmänvalvoja voi etsiä, viedä, lisätä ja muokata kaikkia yrityksen käyttäjätietoja. Järjestelmänvalvojana voit nollata salasanat, poistaa käyttäjät käytöstä ja myös poistaa käyttäjiä, jos rekisteröintiä ei ole vielä viimeistelty. Mikäli luotu käyttäjä ei ole saanut vahvistussähköpostia, voit lähettää hänelle myös uuden vahvistussähköpostin järjestelmästä.
Etsi käyttäjiä
Voit käyttää yhtä tai useampaa hakuehtoa löytääksesi haluamasi käyttäjän helposti. Kun olet määrittänyt ehdot, napsauta Etsi. Vain hakuehtojasi vastaavat käyttäjät näytetään, kunnes napsautat Palauta. Hakutulokset voidaan viedä csv-muodossa.
...
Sen lisäksi, että haet käyttäjiä nimen tai sähköpostiosoitteen/käyttäjätunnuksen perusteella, voit etsiä käyttäjiä myös roolin tai sen perusteella, mihin yritykseen käyttäjällä on oikeudet. Katso alta lisähakukenttien kuvaus:
Liikekumppanin nimi: yrityksen nimi, johon käyttäjä kuuluu. Yritys on valittava luettelosta.
Liikekumppanin tunnus: Yrityksen OpusCapita-tunnus. Voit myös kirjoittaa osan tunnuksesta.
Osasto: Löydät kaikki samalla osastolla työskentelevät käyttäjät
Tila: Käyttäjätilin tila, esim. käyttäjät, jotka eivät ole vielä viimeistellyt rekisteröintiä, ovat tilalla Sähköpostivahvistus.
Roolit: Etsi käyttäjiä, joilla on tietty rooli OC-sovelluksissa
Roolivuokraaja: Etsi käyttäjistä, kuinka he voivat saada yrityksen käyttöoikeudet tietyllä roolilla (yllä oleva kenttä).
Vie käyttäjiä
Voit viedä hakutuloksen csv-tiedostoon. tiedostoa napsauttamalla Vie-painiketta.
...
Vientitiedosto sisältää samat sarakkeet kuin hakutulostaulukossa ja se sisältää kaikki taulukon sivut. Lisäksi tiedosto sisältää luomispäivämäärän ja viimeisen muokkauspäivän.
Lisää käyttäjiä
Voit luoda uusia käyttäjiä, jos sinulla on asiakas-järjestelmänvalvoja- tai toimittaja-järjestelmänvalvoja-rooli.
...
Lisää käyttäjä seuraavasti:
Napsauta Yritys ja valitse Käyttäjät. Käyttäjäluettelosivu avautuu.
Napsauta Luo käyttäjä. Uusi käyttäjämalli avautuu. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia tietoja.
Valitse haluamasi rooli Rooli-pudotusvalikosta. Rooli määrittelee käyttäjälle sallitut toimet.
Asiakas-järjestelmänvalvoja-roolin avulla voit luoda asiakaskäyttäjiä, muuttaa joitain asiakasroolin käyttäjien määrityksiä ja määrittää oikeuksia tai poistaa niitä vastaavasti.
Asiakasroolin avulla voit käyttää Business Network -alustaa niillä oikeuksilla ja rooleilla, jotka Customer-admin on antanut tälle käyttäjälle.
4. Kirjoita Sähköposti-kenttään käyttäjän sähköpostiosoite.
5. Kirjoita Etunimi-kenttään käyttäjän etunimi/etunimet.
6. Kirjoita Sukunimi-kenttään käyttäjän sukunimi.
7. Valitse haluamasi kieli avattavasta Kieli-valikosta. Voit suodattaa vaihtoehtoja kirjoittamalla kielen nimeä kenttään.
Huomaa, että sovellus on saatavilla englanniksi, saksaksi, ruotsiksi, suomeksi, ranskaksi, italiaksi, puolaksi, espanjaksi, portugaliksi ja tšekiksi.
8. Syötä muut tarpeelliset tiedot.
9. Napsauta Luo. Käyttäjä on nyt lisätty järjestelmään. Halutessasi voit lisätä käyttäjälle lisää rooleja. Jatka Käyttäjäroolit ja yrityksen oikeudet.
Kun käyttäjä on luotu, hän saa kutsusähköpostiviestin, jossa on linkki, jota hänen on napsautettava vahvistaakseen käyttäjätunnuksensa Business Network Portaalille.
Ennen kuin käyttäjä on vahvistanut kirjautumistietonsa, käyttäjä näkyy BNP:ssä tilana "sähköpostivahvistus". Kun tunnistetiedot on tarkistettu, tilaksi siirretään "sähköposti vahvistettu".
Käyttäjäroolit ja yrityksen oikeudet
Kun käyttäjä on luotu, voit lisätä käyttäjälle muita rooleja. Käyttäjärooleja tarvitaan Business Network Portaalin tai IPA-tuotteiden sovellusten käyttöoikeuden myöntämiseen.
...
Lisää rooleja seuraavasti:
Napsauta Yritys ja valitse Käyttäjät. Käyttäjäluettelosivu avautuu.
Napsauta haluamasi käyttäjän kohdalla Muokkaa. Muokkaa profiilia -sivu avautuu.
Valitse Roolit. Löydät roolivaihtoehdot alta Business Network roles ja IPA roles pöytä.
Valitse käyttäjä, jolle haluat lisätä roolin.
Valitse avattavasta Valitse rooli -valikosta rooli, jonka haluat lisätä.
Napsauta Lisää. Rooli on nyt lisätty käyttäjälle.
Huomaa, että joissakin tapauksissa Valitse rooli -pudotusluettelon vaihtoehdot riippuvat rooleista, jotka sinulla on järjestelmänvalvojana. Sinulla on siis oltava mm. Seuraa roolia, jos haluat määrittää sen muille käyttäjille.
Anna yritykselle oikeudet rooleihin (Anna vuokralaisen toimeksianto)
Asiakkaan järjestelmänvalvoja voi valita yrityksen entiteetit roolit ja siten käyttäjillä, joilla on kyseiset roolit, on pääsy niihin.
HUOMAA, että vuokralaiset tulee valita jokaiseen käyttäjälle annettuun rooliin erikseen.
Assign tenants to roles as follows:
Click Company, and select Users. The User list page opens.
For the desired user, click Edit. The Edit profile page opens.
Select Roles.
For the desired role, click Tenants. The Assign tenants to roles window opens
Search and select the desired company groups or companies. Please use the up/down arrow buttons next to the company name to expand the company hierarchy.
Click SaveNapsauta Yritys ja valitse Käyttäjät. Käyttäjäluettelosivu avautuu.
Napsauta haluamasi käyttäjän kohdalla Muokkaa. Muokkaa profiilia -sivu avautuu.
Valitse Roolit.
Valitse haluamasi rooli valitsemalla Vuokralaiset. Määritä vuokralaiset rooleihin -ikkuna avautuu
Etsi ja valitse haluamasi yritysryhmät tai yritykset. Käytä yrityksen nimen vieressä olevia ylös/alas-nuolipainikkeita laajentaaksesi yrityksen hierarkiaa.
Paina tallenna.
...
.
Edit user data and change log
Edit user data for a user as follows:
Click Company, and select Users. The User list page opens.
For the desired user, click Edit.
The Edit profile page opens.
Edit the data as necessary.
Click Save.
Profile and Roles tabs include a change log, showing all changes made to the user profile or roles. This can be accessed by clicking the View change log button.
...
The change log table contains information about changed value and action. For example, if a role was added, deleted or updated. If a new company right has been given to a role, the company business partner id is displayed in the Tenants column.
For security and audit reasons, the change log table cannot be edited.
Disable or delete users
You can only delete users from Business Network Portal, unless the user status is email verification, meaning that the user has not completed its registration. You can disable users with any status.
The user is disabled. The Disable button turns into Enable, which you can click, if you want to undo the disabling.
Disable a user as follows:
Click Company, and select Users. The User list page opens.
For the desired user, click the arrow button next to Edit and Disable.
The user is disabled. The Disable button turns into Enable, which you can click, if you want to undo the disabling.
Reset and change password
As an administrator, you can reset passwords for users whenever necessary. After you select to reset a password, the user will receive a temporary password which is valid for 24 hours. If the user has issues receiving the email notification, pls. check the SPAM or trash-folder.
Reset a password as follows:
Click Company, and select Users. The User list page opens. By default, users are sorted by the user ID. By clicking the desired column header, you can sort by that column.
For the desired user, click Edit and Reset password.
...
The instructions for setting a new password are sent to the user – the user needs to reset their password during the next 24 hours.
Change your forgotten password
Change your forgotten password as follows:
...
On the Login page, click Forgot Password.
...
The Request Password page opens.
In the Email field, enter your email address.
Click Submit. The Password sent page opens, informing you that a temporary password has been sent to your email. Note that the temporary password is valid for 24 hours.
...
Muokkaa käyttäjätietoja ja muutoslokia
Muokkaa käyttäjän käyttäjätietoja seuraavasti:
Napsauta Yritys ja valitse Käyttäjät. Käyttäjäluettelosivu avautuu.
Napsauta haluamasi käyttäjän kohdalla Muokkaa.
Muokkaa profiilia -sivu avautuu.
Muokkaa tietoja tarpeen mukaan.
Paina tallenna.
Profiili- ja Roolit-välilehdet sisältävät muutoslokin, joka näyttää kaikki käyttäjäprofiiliin tai rooleihin tehdyt muutokset. Tähän pääset napsauttamalla Näytä muutosloki -painiketta.
...
Muutoslokitaulukko sisältää tietoja muuttuneesta arvosta ja toiminnasta. Esimerkiksi, jos rooli on lisätty, poistettu tai päivitetty. Jos rooliin on annettu uusi yritysoikeus, yrityksen liikekumppanin tunnus näkyy Vuokralaiset-sarakkeessa.
Turvallisuus- ja valvontasyistä muutoslokitaulukkoa ei voi muokata.
Poista käyttäjiä käytöstä tai poista käyttäjiä
Voit poistaa käyttäjiä vain Business Network Portalista, ellei käyttäjän tila ole sähköpostivahvistus, mikä tarkoittaa, että käyttäjä ei ole suorittanut rekisteröintiään. Voit poistaa käytöstä minkä tahansa tilan käyttäjät.
Käyttäjä on poistettu käytöstä. Poista käytöstä -painike muuttuu Ota käyttöön- painikkeeksi, jota voit napsauttaa, jos haluat peruuttaa käytöstä poiston.
Poista käyttäjiä käytöstä seuraavasti:
Napsauta yritys ja valitse käyttäjät. Käyttäjäluettelo sivu avautuu.
Napsauta haluamasi käyttäjän kohdalla Muokkaa ja poista käytöstä -kohdan vieressä olevaa nuolipainiketta.
Käyttäjä on poistettu käytöstä. Poista käytöstä -painike muuttuu Ota käyttöön- painikkeeksi, jota voit napsauttaa, jos haluat peruuttaa käytöstäpoiston.
Palauta ja vaihda salasana
Järjestelmänvalvojana voit nollata käyttäjien salasanat aina tarvittaessa. Kun olet valinnut uuden salasanan, käyttäjä saa väliaikaisen salasanan, joka on voimassa 24 tuntia. Jos käyttäjällä on ongelmia sähköposti-ilmoituksen vastaanottamisessa, tarkista roskaposti- tai roskakorikansio.
Palauta salasana seuraavasti:
Napsauta Yritys ja valitse Käyttäjät. Käyttäjäluettelosivu avautuu. Oletuksena käyttäjät lajitellaan käyttäjätunnuksen mukaan. Napsauttamalla haluamasi sarakkeen otsikkoa voit lajitella sen sarakkeen mukaan.
Napsauta haluamasi käyttäjän kohdalla Muokkaa ja nollaa salasana.
...
Uuden salasanan asettamisohjeet lähetetään käyttäjälle – käyttäjän tulee nollata salasana seuraavan 24 tunnin aikana.
Vaihda unohtunut salasanasi
Vaihda unohtunut salasanasi seuraavasti:
Napsauta kirjautumissivulla Unohtunut salasana.
Pyydä salasanaa -sivu avautuu.
Kirjoita sähköpostiosoitteesi Sähköposti-kenttään.
Napsauta Lähetä. Salasana lähetetty -sivu avautuu ja ilmoittaa, että sähköpostiisi on lähetetty väliaikainen salasana. Huomaa, että väliaikainen salasana on voimassa 24 tuntia.
Siirry sisäänkirjautumissivulle https://businessnetwork.opuscapita.com/
Type in your user Email address
In the Password field, enter the temporary password.
Click Sign-in. The Change your password page opens.
In the New password field, enter your desired new password. The password must meet the following requirements:
At least 8 characters long
At least one special character
At least one lowercase and one capital letter
At least one number
8. In the Retype Password field, enter the same password again.
9. Click Submit. Your password has now been changed, and you can use it for logging in.
General Business Network roles
...
Role name
...
Role permission
...
Archive
...
Access to invoice Archive application
...
Archive-admin
...
Blob
...
Download files in Archive and Track and Trace
...
Customer-admin
...
Company main user. Permission to run supplier onboarding campaigns, Create users and manage company data.
...
Customer
...
Reporting
...
Access to Reporting application
...
Supplier-admin
...
Supplier
...
Track
...
Access to Track and Trace application
...
User-manager
...
Allows managers to maintain absences of their employees
...
User
IPA Roles
...
Role name
...
Role permission
...
Invoice-auditor
...
Can access invoices of the company but cannot edit anything. (read only access
...
Invoice-application-log
...
User has access to IPA Application Log
...
Invoice-approver
...
Invoice approval rights in IPA
Invoice circulation rights
...
Invoice-assigner
...
User can change workflow assignments
...
Invoice-consultant
...
Purchase invoice import API
Purchase invoice feedback API
Master Data Import
...
Invoice-contract-admin
...
User can modify contract in the workflow completed state
...
Invoice-inspector
...
Invoice review rights in IPA (line item and header)
Supplier visibility
View invoice posting
Invoice circulation rights
Audit trail visibility
...
Invoice-inspector-header-edit-rights
...
In addition to invoice-inspector rights:
Edit voucher
Edit supplier information
Edit invoice information
...
Invoice-inspector-posting-edit-rights
...
In addition to invoice-inspector
Edit posting
...
Invoice-inspector-header-and-posting-edit-rights
...
In addition to invoice-inspector rights:
Edit voucher
Edit posting
Edit supplier information
Edit invoice information
...
Invoice-masterdata-import
...
User has access to import Master Data
...
Invoice-matcher
...
IPA main user:
Invoice matching rights
Invoice rejection rights
Setting edit rights
Currency conversion
Supplier company edit rights
Posting data edit rights
Invoice circulation rights
Voucher data edit rights
Header data edit rights
Supplier data edit rights
Audit trail configuration
...
Invoice-matcher-without-IPA-setting-rights
...
Like invoice-matcher but do not have access to IPA settings and rules.
...
Invoice-notified-user
...
The user can be added as notified user for invoices. No posting or review/approve rights
...
Invoice-poster-inspector
...
User can edit posting
User can be assigned as reviewer and notified user
...
Invoice-posting-restart
...
User can restart the posting on single invoice.
...
Invoice-reporter
...
Read-only access to invoices and access to reporting view
...
Kirjoita käyttäjäsi sähköpostiosoite
Kirjoita Salasana-kenttään väliaikainen salasana.
Napsauta Kirjaudu sisään painiketta. Vaihda salasana -sivu avautuu.
Kirjoita Uusi salasana -kenttään haluamasi uusi salasana. Salasanan on täytettävä seuraavat vaatimukset:
Vähintään 8 merkkiä pitkä
Vähintään yksi erikoismerkkiä
Vähintään yksi pieni ja yksi iso kirjain
Vähintään yksi numero
8. Kirjoita sama salasana uudelleen Kirjoita salasana uudelleen -kenttään.
9. Napsauta Lähetä. Salasanasi on nyt vaihdettu ja voit käyttää sitä kirjautumiseen.
...
General Business Network-roolit
Roolin nimi | Roolin lupa |
|---|---|
Arkisto | Pääsy laskun arkistosovellukseen |
Arkisto-järjestelmänvalvoja | |
Blob | Lataa tiedostot Arkistossa ja Track and Trace -sovelluksessa |
Asiakas-järjestelmänvalvoja | Yrityksen pääkäyttäjä. Lupa suorittaa toimittajien liittymiskampanjoita, luoda käyttäjiä ja hallita yritystietoja. |
Asiakas | |
Raportointi | Pääsy Raportointisovellukseen |
Toimittaja-järjestelmänvalvoja | |
Toimittaja | |
Seuraa/jäljitä | Pääsy Track and Trace -sovellukseen |
Käyttäjähallinta | Mahdollistaa johtajien ylläpitää työntekijöidensä poissaoloja |
Käyttäjä |
IPA-roolit
Roolin nimi | Roolin lupa |
|---|---|
Lasku-tilintarkastaja | Pääsee käsiksi yrityksen laskuihin, mutta ei voi muokata mitään. (read only access |
Lasku-hakemus-loki | Käyttäjällä on pääsy IPA-sovelluslokiin |
? |
|
Laskun luovuttaja | Käyttäjä voi muuttaa työnkulkutehtäviä |
Lasku-konsultti |
|
Lasku-sopimus-admin | Käyttäjä voi muokata sopimusta työnkulun valmistumistilassa |
Laskun tarkastaja |
|
Laskun tarkastaja-otsikko-muokkausoikeudet | Laskuntarkastajan oikeuksien lisäksi:
|
Laskun tarkastaja-kirjaus-muokkaus-oikeudet | Laskutarkastajan lisäksi
|
Laskun tarkastaja-otsikko-ja-kirjaus-muokkausoikeudet | Laskuntarkastajan oikeuksien lisäksi:
|
Lasku-päätiedot-tuonti | Käyttäjällä on oikeus tuoda perustietoja |
Laskun sovittaja | IPA:n pääkäyttäjä:
|
Laskun sovittaja-ilman IPA-asetusoikeuksia | Kuten laskun täsmäytysohjelma, mutta heillä ei ole pääsyä IPA-asetuksiin ja sääntöihin. |
Lasku-ilmoitettu-käyttäjä | Käyttäjä voidaan lisätä laskujen ilmoitetuksi käyttäjäksi. Ei julkaisu- tai tarkistus-/hyväksymisoikeuksia |
Lasku-juliste-tarkastaja |
|
Lasku-kirjaus-uudelleenkäynnistys |
|
Lasku-toimittaja |
|
...