När beställningen har behandlats i OpusCapita Business Network är den omedelbart tillgänglig för dig i Business Network Portal. Det finns ingen gräns för hur många beställningar eller från hur många kunder du kan ta emot beställningar från. Innan du börjar ta emot beställningar, se till att din kund är ansluten, se mer under Anslutningar.
Meddelande om ny beställning
När en ny beställning tas emot kommer du att meddelas via e-post. E-post skickas från noreply@opuscapita.com e-postadress. Klicka på länken i meddelandet så dirigeras du till den nya beställningen. Dessutom visas nya beställningar och andra beställningsuppdateringar bland notifikationerna och BNP-hemsidan för leverantörer:
Beställningsöversikt
På sidan Beställningar → Beställningsöversikt kan du visa alla ordrar du har fått.
Som standard sorteras beställningarna från den nyaste till den äldsta. Du kan sortera beställningarna efter typ, kundnamn, ordernummer, totalt nettopris eller status genom att klicka på respektive kolumnnamn. Dessutom kan du använda ett eller flera sökkriterier för att enkelt hitta önskad beställning. När du har definierat villkoren klickar du på Sök. Endast de beställningar som matchar dina sökkriterier kommer då visas.
Du kan se historiken för en order genom att klicka ▶ på knappen på respektive rad.
Olika typer av beställningar
Business Network-portalen stöder tre typer av beställningar:
Standardorder: en inköpsorder (eller försäljningsorder) som innehåller en eller flera produkter eller tjänster med begärd kvantitet, pris och begärt leveransdatum. Detta är den vanligaste ordertypen. Leverantören är skyldig att bekräfta beställningen helt eller delvis innan tillhandahålla varor.
Serviceorder: i jämförelse med standardordern innehåller serviceorder inte fysiska varor utan immateriella tillgångar. Såsom rådgivning, utbildning eller annan typ av tjänst som kan relatera till arbetskraft, immateriella rättigheter eller underhåll. . Serviceorder kräver vanligtvis godkännande från köparen i ett formulär eller mottagningsråd innan serviceordern kan faktureras. Om köparen använder OpusCapita eProcurement-applikationen kan leverantören rapportera servicetiderna (t.ex. timmar eller projektfaser) direkt till kundapplikationen via länken Rapportera insatser.
Begränsadorder: även känd som ramavtal är ett långsiktigt avtal mellan en köpare och en leverantör för att leverera produkter eller tjänster till ett överenskommet pris regelbundet upp till en viss tidsgräns. Till exempel kan kunden beställa lokalvårdstjänster i ett år, så att leverantören kan fakturera den när tjänsten levereras. En begränsadorder har alltid ett maximalt penningbelopp och en giltighetsperiod.
Beställningsversion och Beställningsstatus
Orderstatus kan ändras baserat på användaråtgärder, till exempel när beställningen bekräftas, skickas eller faktureras. Dessutom kan statusen ändras om kunden skickar meddelanden om orderuppfyllelse såsom orderändringar, avbokningar eller kvittomeddelanden.
Varje statusändring ändrar även beställningsversionen:
Gå till orderöversiktstabell. Versionsnumret syns bredvid beställningsnumret.
Klicka på knappen ▶ i kolumntabellen längst till vänster. Beställningsversionsnummer öppnas och visar motsvarande status och tid i kolumnen (Senast ändrad) för varje version.
En order kan ha flera statusar baserat på de åtgärder som vidtagits av leverantören eller kunden. Till exempel när beställning bekräftas av leverantören eller när en kund skickar ändringar till den ursprungliga beställningen. Alla statusar uppdateras automatiskt när åtgärderna är gjorda. Nedan finns hela listan över beställningsstatusar som stöds.
Status
Beskrivning
Beställd
Beställningen har precis kommit och den väntar på din åtgärd.
Ändrad
Kunden har ändrat inköpsordern, t.ex. kvantitet eller nya beställningsartiklar har lagts till.
Ändring begärd
Du har föreslagit ändringar
Bekräftad
Du har bekräftat inköpsordern fullständigt.
Delvis bekräftad
Du har delvis bekräftat inköpsordern. T.ex. endast delkvantitet eller utvalda beställningsartiklar.
Avvisad
Du har avvisat inköpsordern helt
Delvis avvisad
Du har delvis avvisat inköpsordern, t.ex. några av beställningsartiklar.
Inställt
Kunden har annullerat beställningen helt.
Rapporterad
Alla servicebeställningar har hanterats och rapportering har gjorts
Delvis rapporterad
Några av servicebestälningarna har hanterats
Fakturerad
Du har skapat en faktura utifrån beställningen och skickat fakturan till kunden.
Delvis fakurerad
Du har skapat en faktura för några av orderraderna eller kvantiteterna och skickat en delfaktura till kunden.
Levererad
Köparen har bekräftat att varan mottagits.
Delvis levererad
Köparen har delvis bekräftat att varan mottagits.
Order details
Klicka på Öppna på Beställningsöversiktssidan eller länken i beställningsaviseringen så dirigeras du till beställningsvyn. En ny beställning har statusen Beställd och har versionsnummer v1.
Valfritt: efter att ha öppnat beställningen kan du exportera den till JSON eller CSV genom att klicka på Exportera och välja önskat alternativ. Dessutom kan du se beställningen som en PDF genom att klicka på PDF Preview.
Du kan stänga beställningen och gå tillbaka till listan över inköpsorder genom att klicka på Gå till översikt.
Beställningen har tre huvudsektioner: rubrikdata, leveransinformation och radobjekt. Se hela listan över tillgängliga fält nedan:
Rubriknedbrytning
Försäljningsorderrubriken innehåller grundläggande information omOnce the order is successfully processed in the OpusCapita Business Network, it is immediately available for you in the Business Network Portal. There is no limit how many orders or from how many customers you can receive orders from. Before starting to receive orders, please make sure that your customer is connected, see more at Connections.
Notification of a new order
When a new order is received, you will be notified by email. Email is sent from noreply@opuscapita.com email address. Click the link in the notification and you are directed to the new order. Additionally new orders, and other order updates are visible in the bell notifications and BNP home page for suppliers:
Order overview
On the Orders → Order overview page, you can view all the orders you have received.
By default, the orders are sorted from the newest to the oldest. You can sort the orders by type, customer name, order number, total net price or status by clicking the respective column name. Furthermore, you can use one or more search criteria to easily find the desired order. After you have defined the criteria, click Search. Only the orders matching your search criteria are shown.
You can see the history of an order by clicking the ▶ button on the respective row.
Order types
Business Network portal supports three types of orders:
Standard order: a purchase order (or sales order) containing one or more products or services with required quantity, price and requested delivery date. This is the most common order type. Supplier is required to confirm the order fully or partially before supplying to goods.
Service order: in comparison to the standard order, service order does not contain physical goods, but immaterial goods. Such as consulting, training or other type of service that can relate to labor, intellectual property or maintenance. Service orders typically require approval from the buyer in a form or receipt advice before the service order can be invoiced. In case the buyer is using OpusCapita eProcurement application, the supplier can report the service times (e.g hours or project phases) directly to the customer application via the Report efforts link.
Limit order: also known as blanket purchase order is a long-term contract between a buyer and a supplier to supply products or services at an agreed price regularly up to a certain time limit. For example customer can order facility cleaning services for one year, allowing supplier to invoice it as the service is delivered . Limit orders always have a maximum monetary amount and a validity period.
Order version and order statuses
Order status can change based on user actions, for example when order is confirmed, shipped or invoices. Additionally the status can change if the customer is sending order fulfillment messages such as order changes, cancellations or receipt advices.
Each of the status change changes also the order version:
Go to Order overview table. Version number is visible on the next to the order number.
Click the ▶ button on the left most column table. Order version numbers open and displaying corresponding status and time in the (Last changed column) for each version.
An order can have several statuses based on the actions taken by the supplier or customer. For example, when order is confirmed by the supplier or when a customer sends changes to the original order. All of the statuses are automatically updated once the actions are done. Below is the full list of supported order statuses.
Status | Description |
|---|---|
Ordered | The order has just arrived and it it waiting for your action. |
Changed | The customer has changed the purchase order, e.g. quantity or new order items has been added. |
Change requested | You have proposed changes |
Confirmed | You have confirmed the purchase order fully. |
Partly confirmed | You have partially confirmed the purchase order. E.g only partial quantity or selected order items. |
Rejected | You have rejected the purchase order fully |
Partly rejected | You have partially rejected the purchase order, e.g. some order items. |
Cancelled | The customer has cancelled the order fully. |
Reported | All service order rows have been handled, and reporting has been done |
Partly reported | Some of the service order rows have been handled |
Invoiced | You have created an invoice from the order and sent the invoice to the customer. |
Partly invoiced | You have created an invoice for some of the order lines or quantities and sent a partial invoice to the customer. |
Delivered | The buyer has confirmed the goods as received. |
Partly delivered | The buyer has partially confirmed the goods as received. |
Order details
Click Open in the Order overview page or the link in the order notification and you are directed to the order view. A new order has status Ordered and has version number v1.
Optional: after opening the order, you can export it to JSON or CSV by clicking Export and selecting the desired option. Furthermore, you can view the order as a PDF by clicking PDF Preview.
You can close the order and go back to the list of purchase orders by clicking Go to overview.
Order has three main sections: header data, delivery information and line items. See the full list of available fields below:
Header details
Sales order header contains basic information about the buyer and seller, order identifiers and dates.
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
|
LeveransinformationDelivery information
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
|
|
Line items
| Expand | ||||
|---|---|---|---|---|
| ||||
|
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
|
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
|
Handlingar:
Förifylld med full kvantitet: bekräftar alla orderrader, leveransdatum, kvantiteter och nya priser.
Förifylld med nollkvantitet: ställer in alla orderradskvantiteter till noll. Detta kommer att skicka ett orderavslag till kunden när det har sparats och skickats.
Export: beställning kan exporteras som CSV- eller JSON-format.
PDF-förhandsgranskning: BNP genererade utskrivbar PDF-version av beställningen.
Skapa leveransavisering: när beställningen är bekräftad kan du skapa en leveransavisering när de bekräftade varorna har skickats till köparen.
Vänd (skapa försäljningsfaktura): När beställningen har bekräftats använder du denna knapp för att hoppa till försäljningsfakturan och skapa en faktura för beställningen.
|
Actions:
Prefill with full quantity: confirms all order line items, delivery dates, quantities and new prices.
Prefill with zero quantity: sets all order line quantities to zero. This will send an order rejection to the customer once it is saved and sent.
Export: order can be exported as CSV or JSON format.
PDF preview: BNP generated printable PDF version of the order.
Create despatch advice: once the order is confirmed, you can create a despatch advice once the confirmed goods has been sent to the buyer.
Flip (create sales invoice): Once the order is confirmed, you user this button to jump to the sales invoice and create an invoice for the order.
Save (+ Send): Press save when you want to save the order as a draft or send order confirmation or order rejection to the customer.
