Ta emot beställningar

När beställningen har behandlats i OpusCapita Business Network är den omedelbart tillgänglig för dig i Business Network Portal. Det finns ingen gräns för hur många beställningar eller från hur många kunder du kan ta emot beställningar från. Innan du börjar ta emot beställningar, se till att din kund är ansluten, se mer under Anslutningar.

Meddelande om ny beställning

När en ny beställning tas emot kommer du att meddelas via e-post. E-post skickas från noreply@opuscapita.com e-postadress. Klicka på länken i meddelandet så dirigeras du till den nya beställningen. Dessutom visas nya beställningar och andra beställningsuppdateringar bland notifikationerna och BNP-hemsidan för leverantörer:

Email notification

Beställningsöversikt

På sidan Beställningar → Beställningsöversikt kan du visa alla ordrar du har fått.

Som standard sorteras beställningarna från den nyaste till den äldsta. Du kan sortera beställningarna efter typ, kundnamn, ordernummer, totalt nettopris eller status genom att klicka på respektive kolumnnamn. Dessutom kan du använda ett eller flera sökkriterier för att enkelt hitta önskad beställning. När du har definierat villkoren klickar du på Sök. Endast de beställningar som matchar dina sökkriterier kommer då visas.

Du kan se historiken för en order genom att klicka ▶ på knappen på respektive rad.

Olika typer av beställningar

Business Network-portalen stöder tre typer av beställningar:

Standardorder: en inköpsorder (eller försäljningsorder) som innehåller en eller flera produkter eller tjänster med begärd kvantitet, pris och begärt leveransdatum. Detta är den vanligaste ordertypen. Leverantören är skyldig att bekräfta beställningen helt eller delvis innan tillhandahålla varor.

Serviceorder: i jämförelse med standardordern innehåller serviceorder inte fysiska varor utan immateriella tillgångar. Såsom rådgivning, utbildning eller annan typ av tjänst som kan relatera till arbetskraft, immateriella rättigheter eller underhåll. . Serviceorder kräver vanligtvis godkännande från köparen i ett formulär eller mottagningsråd innan serviceordern kan faktureras. Om köparen använder OpusCapita eProcurement-applikationen kan leverantören rapportera servicetiderna (t.ex. timmar eller projektfaser) direkt till kundapplikationen via länken Rapportera insatser.

Begränsadorder: även känd som ramavtal är ett långsiktigt avtal mellan en köpare och en leverantör för att leverera produkter eller tjänster till ett överenskommet pris regelbundet upp till en viss tidsgräns. Till exempel kan kunden beställa lokalvårdstjänster i ett år, så att leverantören kan fakturera den när tjänsten levereras. En begränsadorder har alltid ett maximalt penningbelopp och en giltighetsperiod.

Beställningsversion och Beställningsstatus

Orderstatus kan ändras baserat på användaråtgärder, till exempel när beställningen bekräftas, skickas eller faktureras. Dessutom kan statusen ändras om kunden skickar meddelanden om orderuppfyllelse såsom orderändringar, avbokningar eller kvittomeddelanden.

Varje statusändring ändrar även beställningsversionen:

Gå till orderöversiktstabell. Versionsnumret syns bredvid beställningsnumret.
Klicka på knappen ▶ i kolumntabellen längst till vänster. Beställningsversionsnummer öppnas och visar motsvarande status och tid i kolumnen (Senast ändrad) för varje version.

En order kan ha flera statusar baserat på de åtgärder som vidtagits av leverantören eller kunden. Till exempel när beställning bekräftas av leverantören eller när en kund skickar ändringar till den ursprungliga beställningen. Alla statusar uppdateras automatiskt när åtgärderna är gjorda. Nedan finns hela listan över beställningsstatusar som stöds.

Status	Beskrivning
Beställd	Beställningen har precis kommit och den väntar på din åtgärd.
Ändrad	Kunden har ändrat inköpsordern, t.ex. kvantitet eller nya beställningsartiklar har lagts till.
Ändring begärd	Du har föreslagit ändringar
Bekräftad	Du har bekräftat inköpsordern fullständigt.
Delvis bekräftad	Du har delvis bekräftat inköpsordern. T.ex. endast delkvantitet eller utvalda beställningsartiklar.
Avvisad	Du har avvisat inköpsordern helt
Delvis avvisad	Du har delvis avvisat inköpsordern, t.ex. några av beställningsartiklar.
Inställt	Kunden har annullerat beställningen helt.
Rapporterad	Alla servicebeställningar har hanterats och rapportering har gjorts
Delvis rapporterad	Några av servicebestälningarna har hanterats
Fakturerad	Du har skapat en faktura utifrån beställningen och skickat fakturan till kunden.
Delvis fakurerad	Du har skapat en faktura för några av orderraderna eller kvantiteterna och skickat en delfaktura till kunden.
Levererad	Köparen har bekräftat att varan mottagits.
Delvis levererad	Köparen har delvis bekräftat att varan mottagits.

Order details

Klicka på Öppna på Beställningsöversiktssidan eller länken i beställningsaviseringen så dirigeras du till beställningsvyn. En ny beställning har statusen Beställd och har versionsnummer v1.
Valfritt: efter att ha öppnat beställningen kan du exportera den till JSON eller CSV genom att klicka på Exportera och välja önskat alternativ. Dessutom kan du se beställningen som en PDF genom att klicka på PDF Preview.
Du kan stänga beställningen och gå tillbaka till listan över inköpsorder genom att klicka på Gå till översikt.
Beställningen har tre huvudsektioner: rubrikdata, leveransinformation och radobjekt. Se hela listan över tillgängliga fält nedan:

Rubriknedbrytning

Försäljningsorderrubriken innehåller grundläggande information om köparen och säljaren, orderidentifierare och datum.

Order header fields

Leverantörens/kundens namn och adress: säljarens och köparens företagsuppgifter som registrerats i Business Network.
VAT ID: Leverantörens momsregistreringsnummer.
Ordernummer: Köparens unika nummer som identifierar beställningen
Version number:
Mottaget den: datum/tid då beställningen togs emot i BNP.
Senast ändrad: senaste datum/tid då beställningen sparades/ändrades.
Valuta: valutan som ordern ska faktureras i.
Ext. Bekräftelse-ID: leverantörens eget orderbekräftelsenummer.
Köparens referens: siffror eller text som anger beställningen.
Beställningstext: ytterligare ordermeddelande från köparen.
Status: övergripande status för ordern. Se fullständig lista över statusalternativ.
Intern kommentar: endast synlig för dina användare.
Bilagor: ytterligare dokument relaterade till beställningen.

Leveransinformation

Delivery fields

Leveransvillkor: definiera hur varorna levereras.
Leveransadress: adress dit varorna ska levereras.
Leveransställe-ID: kundens egen identifierare för leveransplatsen.
Fakturaadress: kundens adress som ska läggas till på fakturan relaterad till ordern.

Line items

Basic line item fields

Artikelbeskrivning: Produkt- eller tjänstnamn.
Leveransdatum: Kunden begärde leveransdatum.
Bekräftat leveransdatum: Leverantörens bekräftade leveransdatum.
Antal: antal beställda artiklar.
Bekräftad kvantitet: antal bekräftade artiklar.
Nettopris: Pris per enhet utan moms.
Bekräftat nettopris: Bekräftat pris per enhet.
Momsprocent: Momsprocent.
Totalt: Totalt nettobelopp för den bekräftade kvantiteten.

Additional line item fields

Uppfyllelsestatus: visar statusordern, om den är öppen (ej skickad), skickad eller levererad.
Levererad kvantitet: hur många varor har skickats.
Levererad kvantitet: hur många varor som har levererats till kunden. Detta kräver kvitto av köparen.
Fakturastatus: har beställningen fakturerats helt eller delvis.
Fakturerad kvantitet: hur många artiklar som har fakturerats.
Leveransadress: beställningsartikelspecifik leveransadress.
Utökad artikelbeskrivning: Lång beskrivning eller ytterligare information om beställningsraden.

Summary fields

Totalt nettopris: komplett försäljningsorder nettopris.
Skatter: Skattebelopp i varje skattekategori.
Totalt: försäljningsorder totalt bruttopris.

Handlingar:

Förifylld med full kvantitet: bekräftar alla orderrader, leveransdatum, kvantiteter och nya priser.
Förifylld med nollkvantitet: ställer in alla orderradskvantiteter till noll. Detta kommer att skicka ett orderavslag till kunden när det har sparats och skickats.
Export: beställning kan exporteras som CSV- eller JSON-format.
PDF-förhandsgranskning: BNP genererade utskrivbar PDF-version av beställningen.
Skapa leveransavisering: när beställningen är bekräftad kan du skapa en leveransavisering när de bekräftade varorna har skickats till köparen.
Vänd (skapa försäljningsfaktura): När beställningen har bekräftats använder du denna knapp för att hoppa till försäljningsfakturan och skapa en faktura för beställningen.
Spara (+ Skicka): Tryck på spara när du vill spara ordern som ett utkast eller skicka orderbekräftelse eller orderavslag till kunden.