Business Network Reporting service contains several monthly and daily transaction volume calculations. Reports include processed or rejected transaction or volume per supplier, message type or invoice channel. In addition to transaction volume reports, Reporting service has SLA reports calculating the monthly processing times per message type and compares it to the agreed processing time limit.
Reporting service is available for Invoice Receiving and P2P Messaging customers. You can make searches for various kinds of report types, and download results also to the CSV file format.
Reports are calculated nightly and previous day’s transactions are available the next business day. Documents that are in processing or error status at the time of report generation are not included. Such documents will be include to the next day report, assuming that the processing is finished and status is completed or rejected.
Configuration and accessing reports
In order to have Reporting enabled, it first needs to be configured by a OpusCapita support or a project team. Reporting data is gathered from the date of configuration onwards. Historical data is not possible to add prior the configuration date.
An access to the Reports you find from the application menu on upper right corner.
...
The users accessing reports need to have Reporting user role. If you have issues seeing reports, please contact your company’s admin-user for granting wider rights for your user. If issues persist, please contact OpusCapita Support.
Searching reports
Before you can view reports, you must select customer, product, period and report type.
Customer
From this you can select if you wish to see the reports for a single entity or maybe all of them in one search.
Product
Currently we provide reports for products Invoice Receiving (purchase invoices) and P2P messaging (orders, order confirmations, desadvs, invoices).
Period
From this you can choose on which period of time you wish to create the reports for. Daily reports are processed the next business day at 2 am CET. Options are the following:
Yesterday
Day before Yesterday
Current month
Previous month
Select date
Select month
Custom time range selection
Report types
From this you can choose which kind of report you wish to see. Current possibilities to choose from:
Invoice Receiving report types
...
Invoices per customer entity: generates invoice report, where you can see the amount of invoices successfully received and rejected for each entity in customer hierarchy.
...
Invoice source per customer entity: apart from the amount of the invoices per entity it also shows the invoice channel types (paper, email or einvoice)
...
Invoices per supplier: shows the invoice volume per supplier also includes a division for completed and rejected invoices.
...
Detailed transactions: displays individual data of each invoice, including a direct link to Track and Trace – where you can see the details of chosen transaction. This function is only available for three time periods: Yesterday, Day before Yesterday or one selected day from the calendar.
...
SLA Report for Invoice Receiving: report contains two pie charts displaying the portion of transactions that are within the agreed processing SLA time and the split of message types electronic, email and paper invoices. Chart includes a monthly SLA % calculation.
P2P Messaging report types
Transactions per Buyer and Supplier: transactions volume per supplier in each configured P2P message type. Table row contains also total calculation of transactions per supplier in selected time period.
SLA Report for P2P Messaging: report contains two pie charts displaying the portion of transactions that are within the agreed processing SLA time and the split of P2P message type volumes. Chart includes a monthly SLA % calculation.
Search results are displayed in a table view and in a pivot table if hierarchy view is applied. Data is displayed based on GMT time zone, which is important to take into an account when using time or date filters.
Search results
Search results are displayed in a table view and in a pivot table if hierarchy view is applied. Data is displayed based on GMT time zone, which is important to take into an account when using time or date filters.
...
After the result table you will find a “download CSV” button, from which you can export the results in CSV format. This function exports data from the current view – it also applies filtering groups and hierarchy view changes.
...
-tjänsten innehåller flera månatliga och dagliga transaktionsvolymberäkningar. Rapporter inkluderar behandlad eller avvisad transaktion eller volym per leverantör, meddelandetyp eller fakturakanal. Utöver transaktionsvolymrapporter har Reporting Service SLA-rapporter som beräknar de månatliga handläggningstiderna per meddelandetyp och jämför den med den överenskomna handläggningstiden.
Rapporteringstjänst är tillgänglig för kunder med fakturamottagning och P2P-meddelanden. Du kan göra sökningar efter olika typer av rapporttyper och ladda ner resultat även till CSV-filformatet.
Rapporter beräknas varje natt och föregående dags transaktioner är tillgängliga nästa arbetsdag. Dokument som är i bearbetning eller felstatus vid tidpunkten för rapportgenerering ingår inte. Sådana dokument kommer att inkluderas till nästa dagsrapport, förutsatt att behandlingen är klar och status är klar eller avvisad.
Konfigurera och komma åt rapporter
För att ha rapportering aktiverad måste den först konfigureras av en OpusCapita-support eller ett projektteam. Rapporteringsdata samlas in från konfigurationsdatumet och framåt. Historiska data är inte möjliga att lägga till före konfigurationsdatumet.
En tillgång till rapporterna hittar du från applikationsmenyn i övre högra hörnet.
...
Användarna som kommer åt rapporter måste ha en rapporterande användarroll. Om du har problem med att se rapporter, vänligen kontakta ditt företags admin-användare för att ge bredare rättigheter för din användare. Om problemen kvarstår, kontakta OpusCapita Support.
Söka efter rapporter
Innan du kan se rapporter måste du välja kund, produkt, period och rapporttyp.
Kund
Från detta kan du välja om du vill se rapporterna för en enda enhet eller kanske alla i en sökning.
Produkt
För närvarande tillhandahåller vi rapporter för produkter Fakturamottagning (inköpsfakturor) och P2P-meddelanden (ordrar, orderbekräftelser, fakturor).
Period
Från detta kan du välja vilken tidsperiod du vill skapa rapporterna för. Dagliga rapporter behandlas nästa arbetsdag kl. 02.00 CET. Alternativen är följande:
I går
Dagen före igår
Denna månad
Förra månaden
Välj datum
Välj månad
Val av anpassat tidsintervall
Rapporttyper
Från detta kan du välja vilken typ av rapport du vill se. Nuvarande möjligheter att välja mellan:
Rapporttyper för fakturamottagning
Fakturor per kundenhet: genererar en fakturarapport där du kan se mängden fakturor som har tagits emot och avvisats för varje enhet i kundhierarkin.
Fakturakälla per kundenhet: förutom mängden fakturor per enhet visar den även fakturakanaltyper (papper, e-post eller faktura)
Fakturor per leverantör: visar fakturavolymen per leverantör inkluderar även en uppdelning för färdigställda och avvisade fakturor.
Fakturakälla per leverantör: lägger till uppdelningen i varje fakturakanaltyp (papper, e-post eller e-faktura)
Detaljerade transaktioner: visar individuella uppgifter för varje faktura, inklusive en direktlänk till Track and Trace – där du kan se detaljerna för den valda transaktionen. Den här funktionen är endast tillgänglig under tre tidsperioder: Igår, Dag före igår eller en vald dag från kalendern.
SLA-rapport för fakturamottagning: rapporten innehåller två cirkeldiagram som visar den del av transaktioner som ligger inom den överenskomna behandlings-SLA-tiden och uppdelningen av meddelandetyper elektroniska, e-post- och pappersfakturor. Diagrammet inkluderar en månatlig SLA %-beräkning.
P2P Messaging rapporttyper
Transaktioner per köpare och leverantör: transaktionsvolym per leverantör i varje konfigurerad P2P-meddelandetyp. Tabellraden innehåller även totalberäkning av transaktioner per leverantör under vald tidsperiod.
SLA Report for P2P Messaging: Rapporten innehåller två cirkeldiagram som visar den del av transaktioner som ligger inom den överenskomna bearbetnings-SLA-tiden och uppdelningen av volymer av P2P-meddelandetyp. Diagrammet inkluderar en månatlig SLA %-beräkning.
Sökresultat
Sökresultat visas i en tabellvy och i en pivottabell om hierarkivy används. Data visas baserat på GMT-tidszon, vilket är viktigt att ta hänsyn till när du använder tids- eller datumfilter.
...
Efter resultattabellen hittar du en "ladda ner CSV"-knapp, från vilken du kan exportera resultaten i CSV-format. Den här funktionen exporterar data från den aktuella vyn – den tillämpar även filtreringsgrupper och ändringar av hierarkivyer.
Hierarkivy
By selecting the Hierarchy View option, you can see the parent companies for the selected customer. This allows you to make the search results more detailed, in a clear and organized way. Hierarchy view is only available in the Invoice Receiving reports.
...
...
User can create filtering groups, that allows to narrow the search results to only the key companies. This function comes in handy, when you are only interested in showing the records of certain companies from a bigger parent group. You can select the ones you want within the hierarchy. Filtering groups are use specific and not visible to other users.
Create filtering groups as follows:
...
Click the Filtering Groups button
...
A main window opens listing all of the previously created groups, sorted alphabetically by the name.
...
Select Create button. After this you will be asked to enter a custom name of your group, later you can access it from the main window, where it is possible to manage its members, edit the name or delete the group.
...
In the members tab you can add companies to your custom group by entering the name and then select each of the wanted branches and click save.
...
After creating the filtering group and saving it can be used when searching report data. In the picture down below, the filtering group will limit the search only to Acme Manufacturing plant 1, instead of the whole Acme GmbH hierarchy.
...
Filtrera grupper
Användaren kan skapa filtreringsgrupper som gör det möjligt att begränsa sökresultaten till endast nyckelföretagen. Den här funktionen är praktisk när du bara är intresserad av att visa register för vissa företag från en större modergrupp. Du kan välja de du vill ha inom hierarkin. Filtreringsgrupper är användningsspecifika och är inte synliga för andra användare.
Skapa filtreringsgrupper enligt följande:
Klicka på knappen Filtrera grupper
Ett huvudfönster öppnas med alla tidigare skapade grupper, sorterade i alfabetisk ordning efter namn.
Välj knappen Skapa. Efter detta kommer du att bli ombedd att ange ett anpassat namn på din grupp, senare kan du komma åt det från huvudfönstret, där det är möjligt att hantera dess medlemmar, redigera namnet eller ta bort gruppen.
På medlemsfliken kan du lägga till företag i din anpassade grupp genom att ange namnet och sedan välja var och en av de önskade avdelningarna och klicka på spara.
Efter att ha skapat filtreringsgruppen och sparat kan den användas vid sökning av rapportdata. På bilden nedan kommer filtreringsgruppen att begränsa sökningen endast till Acme Manufacturing plant 1, istället för hela Acme GmbH-hierarkin.
