Page Comparison

Users can be added either by OpusCapita project team, support or your company administrator. If you have not received your credentials, contact the administrator. 

If you have forgotten your password, you can change it (see Change your forgotten password). The administrator can also reset your password (see Reset your password) whenever necessary, in which case you will receive a temporary password in your email. 

If your company is using the BNP via single sign-on (SSO), the user credentials and passwords are managed in your own company’s IT/user management application. 

User list view

On the User list page, customer-admin can search, export, add and edit all of the company’s user data. As an administrator you can reset passwords, disable users and also delete users if the registration is not yet finalized. In case the created user has not received the confirmation email, you can also send them a new confirmation email from the system. 

Image Removed

Search users

You can use one or more search criteria to easily find the desired user. After you have defined the criteria, click Search. Only the users matching your search criteria are shown until you click Reset. Search results can be exported as csv. file. 

Image Removed

In addition to searching users by name or email address / userID, you can also find users by role or to which company the user has rights to. See below description of the additional search fields: 

• Business partner name: the company name that the user belongs to. Company must be selected from the list. 

• Business partner ID:  OpusCapita ID for the company. You can also type part of the id. 

• Department: You can find all users working in the same Department 

• Status: User account status, e.g. users who have not yet finalized the registration, are with status Email verification. 

• Roles: Find users who have a specific role in the OC applications 

• Role tenant: Find users how have company access with specific role (above field).  

Export users

You can export the search result to a csv. file by clicking the Export button.

Image Removed

The export file will contain the same columns as in the search result table and it will include all table pages. In addition, the file contains a creation date and last modification date.  

Add users

You can create new users if you have customer-admin or supplier-admin role. 

Image Removed

Add a user as follows:  

1.Click Company, and select Users. The User list page opens. 

2. Click Create User.  The new user template opens. The fields marked with an asterisk are required information. 

3. From the Role drop-down menu, select the desired role. The role defines actions allowed for the user.  

• With the Customer-admin role, you can create customer users, change some of the configurations for the customer role users and assign rights or remove them accordingly. 

• With the Customer role, you can use the Business Network platform with the rights and roles given to that user by Customer-admin.  

4. In the Email field, enter user’s email address.  

5. In the First name field, enter user’s first name(s).  

6. In the Last name field, enter user’s last name.  

7. From the Language drop-down menu, select the desired language. You can filter the options by starting to type the name of the language in the field. 

Note that the application is available in English, German, Swedish, Finnish, French, Italian, Polish, Spanish, Portuguese and Czech.

8. Enter other necessary data, such as the user’s Timezone. By default BNP displays timestamps in Central Europen Timezone (CET).

9. Click Create. The user has now been added into the system. If you want, you can add more roles for the user.  Continue to User roles and company rights.

When a user has been created, they will receive an invitation email with a link that they need to click to verify their user credentials to Business Network Portal.  

Before the user has verified their credentials, the user is shown in BNP in a status “email verification”. When the verification of credentials has been done, the status will be moved to “email verified”.  

User roles and company rights

After user is created, you can add additional roles for the user. User roles are necessary to grant access to applications in the Business Network Portal or IPA products.  

Image Removed

Add roles as follows:  

1. Click Company and select Users. The User list page opens. 

2. For the desired user, click Edit. The Edit profile page opens. 

3. Select Roles. You can find role options from below Business Network roles and IPA roles table.

4. Select the user for whom you want to add a role. 

5. From the Select role drop-down menu, select the role you want to add.  

6. Click Add. The role has now been added for the user. 

Please note, that in some cases the options in the Select role dropdown list depends on the roles that you have as an administrator. So, you must have e.g. Track role if you want to assign it to other users. 

Give company rights to roles (Assign tenant assignment)

The customer administrator can select the company entities the roles and therefore the users with those roles have access to.  

NOTE that tenants will be needed to be chosen for each role that the user has been given, separately.  

 Assign tenants to roles as follows:  

1. Click Company, and select Users. The User list page opens. 

2. For the desired user, click Edit. The Edit profile page opens. 

3. Select Roles.  

4. For the desired role, click Tenants. The Assign tenants to roles window opens

5. Search and select the desired company groups or companies. Please use the up/down arrow buttons next to the company name to expand the company hierarchy. 

6. Click Save. 

Image Removed

. 

Edit user data and change log

Edit user data for a user as follows:  

1. Click Company, and select Users. The User list page opens. 

2. For the desired user, click Edit.  

3. The Edit profile page opens.  

   1. Edit the data as necessary. 

   2. Click Save.  

   Profile and Roles tabs include a change log, showing all changes made to the user profile or roles. This can be accessed by clicking the View change log button. 

Image Removed

The change log table contains information about changed value and action. For example, if a role was added, deleted or updated. If a new company right has been given to a role, the company business partner id is displayed in the Tenants column. 

For security and audit reasons, the change log table cannot be edited. 

Disable or delete users

You can only delete users from Business Network Portal, unless the user status is email verification, meaning that the user has not completed its registration. You can disable users with any status. 

The user is disabled. The Disable button turns into Enable, which you can click, if you want to undo the disabling. 

Disable a user as follows:  

1. Click Company, and select Users. The User list page opens. 

2. For the desired user, click the arrow button next to Edit and Disable.  

3. The user is disabled. The Disable button turns into Enable, which you can click, if you want to undo the disabling. 

Reset and change password

As an administrator, you can reset passwords for users whenever necessary. After you select to reset a password, the user will receive a temporary password which is valid for 24 hours. If the user has issues receiving the email notification, pls. check the SPAM or trash-folder.  

Reset a password as follows:  

1. Click Company, and select Users. The User list page opens. By default, users are sorted by the user ID. By clicking the desired column header, you can sort by that column.  

2. For the desired user, click Edit and Reset password.  

Image Removed

The instructions for setting a new password are sent to the user – the user needs to reset their password during the next 24 hours.  

Change your forgotten password

Change your forgotten password as follows:  

Image Removed

Användare kan läggas till antingen av OpusCapitas projektteam, support eller din företagsadministratör. Om du inte har fått din inloggning, kontakta administratören på ditt företag.

Om du har glömt ditt lösenord kan du ändra det (Lösenord bortglömt?). Administratören kan också återställa ditt lösenord (se Återställ ditt lösenord) när det behövs, i vilket fall får du ett tillfälligt lösenord i din e-post.

Om ditt företag använder BNP via enkel inloggning (SSO), hanteras användaruppgifterna och lösenorden i ditt eget företags IT-/användarhanteringsapplikation.

Användare

På fliken Användare kan en företagsadministratör söka, exportera, lägga till och redigera alla företagets användardata. Som administratör kan du återställa lösenord, inaktivera användare och även ta bort användare om registreringen ännu inte är slutförd. Om den skapade användaren inte har fått bekräftelsemailet kan du också skicka ett nytt bekräftelsemail från systemet.

Image Added

Söka Användare

Du kan använda ett eller flera sökkriterier för att hitta önskad användare. När du har definierat kriterierna klickar du på Sök. Endast de användare som matchar dina sökkriterier visas tills du klickar på Återställ. Sökresultat kan exporteras som csv. fil.

Image Added

Förutom att söka användare på namn eller e-postadress/användar-ID kan du även hitta användare efter roll eller till vilket företag användaren har rättigheter till. Se nedan beskrivning av de ytterligare sökfälten:

• Affärspartners namn: det företagsnamn som användaren tillhör. Företag måste väljas från listan.

• Affärspartners namn ID:  OpusCapita-ID för företaget. Du kan också skriva en del av detta id.

• Avdelning: Du kan hitta alla användare som arbetar på samma avdelning 

• Status: Användarkontostatus, t.ex. användare som ännu inte har slutfört registreringen har status verifikation ab epostadress.

• Roller: Hitta användare som har en specifik roll i applikationerna

• Role tenant: Hitta användare som har företagsåtkomst med specifik roll (ovanför fältet).

Export av användare

Du kan exportera ditt sökresultat till en csv-fil genom att klicka på Export.

Image Added

Den exporterade filen innehåller samma kolumner som i sökresultattabellen och den kommer att inkludera alla tabellsidor. Dessutom innehåller filen ett skapandedatum och senaste ändringsdatum.

Lägga till användare

Du kan själv skapa nya användare om du är företagsadministartör (customer-admin alt supplier-admin)

Image Added

Lägg till en användare enligt följande:

1. Klicka på Företag och välj Användare. Användarlistan öppnas.

2. Klicka på Skapa användare. Den nya användarmallen öppnas. Fälten markerade med en stjärna är obligatorisk information. 

3. Välj önskad roll i rullgardinsmenyn. Rollen definierar åtgärder som är tillåtna för användaren.

• Med rollen Kund-admin kan du skapa kundanvändare, ändra några av konfigurationerna för kundrollanvändarna och tilldela rättigheter eller ta bort dem i enlighet med detta.

• Med kundrollen kan du använda Business Network-plattformen med de rättigheter och roller som ges till den användaren av Customer-admin.

4. I fältet E-post anger du användarens e-postadress.  

5. I fältet Förnamn anger du användarens förnamn  

6. I fältet Efternamn anger du användarens efternamn. 

7. Välj önskat språk på rullgardinsmenyn Språk. Du kan filtrera alternativen genom att börja skriva namnet på språket i fältet.

Observera att applikationen finns på engelska, tyska, svenska, finska, franska, italienska, polska, spanska, portugisiska och tjeckiska.

8. Ange andra nödvändiga data, till exempel användarens tidszon. Som standard visar BNP tidsstämplar i Centraleuropeisk tidszon (CET).

9. Klicka på Skapa. Användaren har nu lagts till i systemet. Om du vill kan du lägga till fler roller för användaren. Fortsätta att Användarroller och företagsrättigheter.

När en användare har skapats kommer de att få en inbjudan via e-post med en länk som de måste klicka på för att verifiera sina användaruppgifter till Business Network Portal.

Innan användaren har verifierat sina referenser visas användaren i BNP i en status "e-postverifiering". När verifieringen av autentiseringsuppgifterna har gjorts kommer statusen att ändras till "e-postverifierad".

Användarroller och företagsrättigheter

När användaren har skapats kan du lägga till ytterligare roller för användaren. Användarroller är nödvändiga för att ge åtkomst till applikationer i Business Network Portal eller IPA-produkter.

Image Added

Lägg till roller enligt följande:

1. Klicka på Företag och välj Användare. Användarlistan öppnas.

2. För önskad användare, klicka på Redigera. Sidan Redigera profil öppnas.

3. Välj Roller. Du kan hitta rollalternativ nedan Business Network roles och IPA roles table.

4. Välj den användare som du vill lägga till en roll för.

5. Från rullgardinsmenyn Välj roll väljer du den roll du vill lägga till.

6. Klicka på Lägg till. Rollen har nu lagts till för användaren.

Observera att i vissa fall beror alternativen i rullgardinsmenyn Välj roll på vilka roller du har som administratör. Så, du måste ha t.ex. Spåra roll om du vill tilldela den till andra användare.

Ge företaget rättigheter till roller (Tilldela användaruppdrag)

Kundadministratören kan välja vilka företagsenheter rollerna och därför användare med dessa roller har tillgång till.

OBS att användare kommer att behöva väljas för varje roll som användaren har fått, separat.

Tilldela hyresgäster roller enligt följande: 

1. Klicka på Företag och välj Användare. Användarlistan öppnas.

2. För önskad användare, klicka på Redigera. Sidan Redigera profil öppnas.

3. Välj Roller. 

4. För önskad roll klickar du på Användare. Fönstret Tilldela klienter till roller öppnas

5. Sök och välj önskade företagsgrupper eller företag. Använd upp-/nedpilarna bredvid företagsnamnet för att utöka företagshierarkin.

6. Klicka på Spara.

Image Added

. 

Redigera användardata och ändra logg

Redigera användardata för en användare enligt följande:

1. Klicka på Företag och välj Användare. Användarlistan öppnas.

2. För önskad användare, klicka på Redigera.

3. Sidan Redigera profil öppnas. 

   1. Redigera data vid behov.

   2. Klicka på Spara.  

   Flikarna Profil och Roller inkluderar en ändringslogg som visar alla ändringar som gjorts i användarprofilen eller användarrollerna. Detta kan nås genom att klicka på knappen Visa ändringslogg.

Image Added

Ändringsloggtabellen innehåller information om ändrat värde och åtgärd. Till exempel om en roll har lagts till, tagits bort eller uppdaterats. Om en ny företagsrättighet har getts till en roll, visas företagets affärspartner-id i kolumnen Användare.

Av säkerhets- och revisionsskäl kan ändringsloggtabellen inte redigeras.

Inaktivera eller ta bort användare

Du kan bara ta bort användare från Business Network Portal, såvida inte användarstatusen är e-postverifiering, vilket innebär att användaren inte har slutfört sin registrering. Du kan inaktivera användare med vilken status som helst.

Användaren är inaktiverad. Knappen Inaktivera förvandlas till Aktivera, som du kan klicka på om du vill ångra inaktiveringen.

Inaktivera en användare enligt följande:

1. Klicka på Företag och välj Användare. Användarlistan öppnas.

2. För önskad användare, klicka på pilknappen bredvid Redigera och inaktivera.

3. Användaren är inaktiverad. Knappen Inaktivera förvandlas till Aktivera, som du kan klicka på om du vill ångra inaktiveringen.

Återställ och byt lösenord

Som administratör kan du återställa lösenord för användare när det behövs. När du har valt att återställa ett lösenord kommer användaren att få ett tillfälligt lösenord som är giltigt i 24 timmar. Om användaren har problem med att ta emot e-postmeddelandet, snälla. kontrollera SPAM eller papperskorgen.

Återställ ett lösenord enligt följande:

1. Klicka på Företag och välj Användare. Användarlistan öppnas. Som standard sorteras användare efter användar-ID. Genom att klicka på önskad kolumnrubrik kan du sortera efter den kolumnen.

2. För önskad användare klickar du på Redigera och återställ lösenord.

Image Added

Instruktionerna för att ställa in ett nytt lösenord skickas till användaren – användaren måste återställa sitt lösenord under de närmaste 24 timmarna.

Ändra ditt glömda lösenord

Ändra ditt glömda lösenord enligt följande:

1. Klicka på Glömt lösenord på inloggningssidan.

2. Image Added

3. Sidan Begär lösenord öppnas.

   1. I fältet E-post anger du din e-postadress.

   2. Klicka på Skicka. Sidan Lösenord skickat öppnas och informerar dig om att ett tillfälligt lösenord har skickats till din e-post. Observera att det tillfälliga lösenordet är giltigt i 24 timmar.

   3. Image Added

4. Gå till inloggningssidan https://businessnetwork.opuscapita.com/  

5. Type in your user Email address 

6. In the Password field, enter the temporary password. 

7. Click Sign-in. The Change your password page opens.  

8. In the New password field, enter your desired new password. The password must meet the following requirements:  

• At least 8 characters long 

• At least one special character 

• At least one lowercase and one capital letter 

• At least one number 

8. In the Retype Password field, enter the same password again.  

9. Click Submit. Your password has now been changed, and you can use it for logging in.

IPA Roles

Following user roles grant accesses and rights in Invoice Automation (IPA) application.

Role name

Description

Invoice-auditor

Can access invoices of the company but cannot edit anything. (read only access

Invoice-application-log

User has access to IPA Application Log 

Invoice-approver

• Invoice approval rights in IPA 

• Invoice circulation rights 

Invoice-assigner

User can change workflow assignments

Invoice-consultant

• Purchase invoice import API

• Purchase invoice feedback API

• Master Data Import

Invoice-contract-admin

User can modify contract in the workflow completed state 

Invoice-inspector

1. Ange användarens e-postadress

2. I fältet Lösenord anger du det tillfälliga lösenordet.

3. Klicka på Logga in. Sidan Ändra ditt lösenord öppnas.

4. I fältet Nytt lösenord anger du önskat nya lösenord. Lösenordet måste uppfylla följande krav:

• Minst 8 tecken

• Minst ett specialtecken

• Minst en liten och en stor bokstav 

• Åtminstone en siffra

8. I fältet Skriv lösenordet igen anger du samma lösenord igen.

9. Klicka på Skicka. Ditt lösenord har nu ändrats och du kan använda det för att logga in.

IPA Roller

Följande användarroller ger åtkomst och rättigheter i Invoice Automation (IPA)-applikationen.