From this page you can find technical requirements for digitizing invoices, ie. invoices that are send as PDF files via email or as paper invoices to the OpusCapita scanning service. Please note that in addition to the technical requirements, there are typically legal requirements that vary per country.
Guidelines for sending (non-structuded) PDF by Email
Email Invoice Digitizing enables your customers to receive invoices as email attachments. The following prerequisites are required from the sender for OpusCapita to process the invoices.
Please be aware that the domain is dedicated only for Invoice Digitizing services. Anyone who knows the correct email address can send email invoices. The email body text including sender and receiver information is added to the invoice and is attached to all invoices in the specific email message and processed. The Service uses spam filteringFrån denna sida kan du hitta tekniska krav för att digitalisera fakturor, dvs. fakturor som skickas som PDF-filer via e-post eller som pappersfakturor till OpusCapitas skanningstjänst. Observera att utöver de tekniska kraven finns det vanligtvis juridiska krav som varierar från land till land.
Riktlinjer för att skicka (ostrukturerad) PDF via e-post
E-postfaktura Digitalisering gör det möjligt för dina kunder att ta emot fakturor som e-postbilagor. Följande förutsättningar krävs av avsändaren för att OpusCapita ska kunna behandla fakturorna.
Observera att domänen endast är avsedd för fakturadigitaliseringstjänster. Alla som känner till rätt e-postadress kan skicka mejlfakturor. E-postbrödtexten inklusive information om avsändare och mottagare läggs till på fakturan och bifogas alla fakturor i det specifika e-postmeddelandet och behandlas. Tjänsten använder skräppostfiltrering.
If the below requirements are not met and the invoice cannot be processed then it will be rejected.
The email address must be entered into recipient “TO” field in the email message. Multiple email addresses are not supported in “TO”-field
The Sender of the email invoice should not use a “no-reply” since they will not receive possible error messages
Only PDF- or TIFF-file attachments are accepted.
Supported and requiredE-postadressen måste anges i mottagarens "TILL"-fält i e-postmeddelandet. Flera e-postadresser stöds inte i "TILL"-fältet
Avsändaren av e-postfakturan ska inte använda ett "ej-svar" eftersom de inte kommer att få eventuella felmeddelanden
Endast PDF- eller TIFF-filbilagor accepteras.
Stöds och krävs PDF formats: 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 and PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3
Supported and required Stöds och krävs TIFF formats: TIFF CCITT 4 Fax B&W (300 dpi)
If an email contains other non-valid attachments Om ett e-postmeddelande innehåller andra ogiltiga bilagor (i.e. .docx) only endast PDF- and TIFF-file attachments will be processed and the rest of the attachments will be ignored
One attachment is one invoice. If one attachment includes several invoices, they are handled as one (the first one will be interpreted and verified)
If one invoice and its appendixes are in separate files, they are not handled as one invoice. The separate appendix is rejected
One email can include up to 10 attachments
Maximum size for one attachment is 10 Mb.
Maximum layout size for an attachment is A3 (no minimum size limitation).
Maximum page limit for one attachment (one invoice) is 500 pages.
PDF files cannot be encrypted or password protected
Fonts need to be included in the PDF if it contains text layouts
If the invoice is first printed out on paper and then scanned before it is attached and sent by email to OpusCapita:
The print quality should be, minimum 600 dpi
The color should be black-and-white
The chosen font should be easy to read, i.e. Arial
The scanning settings should be, minimum 300 dpi
The email shall follow standard protocols och TIFF-filbilagor kommer att behandlas och resten av bilagorna kommer att ignoreras
En bilaga är en faktura. Om en bilaga innehåller flera fakturor hanteras de som en (den första kommer att tolkas och verifieras)
Om en faktura och dess bilagor finns i separata filer, hanteras de inte som en faktura. Den separata bilagan avslås
Ett e-postmeddelande kan innehålla upp till 10 bilagor
Maximal storlek för en bilaga är 10 Mb.
Maximal layoutstorlek för en bilaga är A3 (ingen minimistorleksbegränsning).
Den maximala sidgränsen för en bilaga (en faktura) är 500 sidor.
PDF filer kan inte krypteras eller lösenordsskyddas
Teckensnitt måste inkluderas i PDF-filen om den innehåller textlayouter
Om fakturan först skrivs ut på papper och sedan skannas innan den bifogas och skickas med e-post till OpusCapita:
Utskriftskvaliteten bör vara minst 600 dpi
Färgen ska vara svart-vit
Det valda teckensnittet ska vara lätt att läsa, tex Arial
Skanningsinställningarna bör vara minst 300 dpi
E-postmeddelandet ska följa standardprotokoll MIME 1.0/1.1 with RFC 5322, 2231 and 2045
Guidelines for sending structured PDF by Email
Following requirements needs to be fulfilled to process’ the invoice(s) and must therefore be followed by the email invoice sender.
If the below requirements are not met and the invoice cannot be processed then it will be rejected.
...
The email address must be entered in recipient “TO” field in the email message and multiple email addresses are not supported in “TO”-field
...
Riktlinjer för att skicka strukturerad PDF via e-post
Följande krav måste uppfyllas för att behandla fakturan/fakturorna och måste därför följas av e-postfakturans avsändare.
Om nedanstående krav inte uppfylls och fakturan inte kan behandlas kommer den att avvisas.
E-postadressen måste anges i mottagarens "TILL"-fält i e-postmeddelandet och flera e-postadresser stöds inte i "TILL"-fältet
E-postmeddelandet ska följa standardprotokoll Java-baserad kodning, MIME 1.0/1.1 with RFC 5322, 2231 and 2045.
Only PDF attachments are accepted, supported and required PDF formatsEndast PDF-bilagor accepteras, stöds och obligatoriska PDF-format: 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 and PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3
If an email also contains other non-valid attachments (i.e.docx) only PDF attachment will be processed and rest of the attachment(s) will be ignored without any acknowledge to the sender
If email contains only non-valid attachments, sender gets notification of missing valid attachments.
One attachment is one invoice. If one attachment includes several invoices, they are handled as one, the first one will be interpreted and verified
One attachment must contain both invoice and it’s appendix(s). If one invoice and its appendixes are in separate files, they are not handled as one invoice. The separate appendix is rejected
One email can include up to 10 attachments
Maximum size for one attachment or one email in total is 10 MB.
Maximum layout size for an attachment is A3 (no minimum size limitation)
PDF files cannot be encrypted or password protected
Fonts need to be included in the PDF if it contains text layoutsOm ett e-postmeddelande även innehåller andra ogiltiga bilagor (dvs. docx) kommer endast PDF-bilaga att behandlas och resten av bilagan/erna kommer att ignoreras utan någon bekräftelse till avsändaren
Om e-postmeddelandet endast innehåller ogiltiga bilagor, får avsändaren ett meddelande om att giltiga bilagor saknas.
En bilaga är en faktura. Om en bilaga innehåller flera fakturor hanteras de som en, den första kommer att tolkas och verifieras
En bilaga måste innehålla både fakturan och dess bilaga(r). Om en faktura och dess bilagor finns i separata filer, hanteras de inte som en faktura. Den separata bilagan avslås
Ett e-postmeddelande kan innehålla upp till 10 bilagor
Maximal storlek för en bilaga eller ett e-postmeddelande totalt är 10 MB.
Maximal layoutstorlek för en bilaga är A3 (ingen minimistorleksbegränsning)
PDF-filer kan inte krypteras eller lösenordsskyddas
Teckensnitt måste inkluderas i PDF-filen om den innehåller textlayouter