Innehållskrav på Digitaliseradefakturor

Från denna sida kan du hitta tekniska krav för att digitalisera fakturor, dvs. fakturor som skickas som PDF-filer via e-post eller som pappersfakturor till OpusCapitas skanningstjänst. Observera att utöver de tekniska kraven finns det vanligtvis juridiska krav som varierar från land till land.

Riktlinjer för att skicka (ostrukturerad) PDF via e-post

E-postfaktura Digitalisering gör det möjligt för dina kunder att ta emot fakturor som e-postbilagor. Följande förutsättningar krävs av avsändaren för att OpusCapita ska kunna behandla fakturorna.

Observera att domänen endast är avsedd för fakturadigitaliseringstjänster. Alla som känner till rätt e-postadress kan skicka mejlfakturor. E-postbrödtexten inklusive information om avsändare och mottagare läggs till på fakturan och bifogas alla fakturor i det specifika e-postmeddelandet och behandlas. Tjänsten använder skräppostfiltrering.

If the below requirements are not met and the invoice cannot be processed then it will be rejected.

• E-postadressen måste anges i mottagarens "TILL"-fält i e-postmeddelandet. Flera e-postadresser stöds inte i "TILL"-fältet

• Avsändaren av e-postfakturan ska inte använda ett "ej-svar" eftersom de inte kommer att få eventuella felmeddelanden

• Endast PDF- eller TIFF-filbilagor accepteras.

  • Stöds och krävs PDF formats: 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 and PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3

  • Stöds och krävs TIFF formats: TIFF CCITT 4 Fax B&W (300 dpi)

• Om ett e-postmeddelande innehåller andra ogiltiga bilagor (i.e. .docx)endast PDF- och TIFF-filbilagor kommer att behandlas och resten av bilagorna kommer att ignoreras

• En bilaga är en faktura. Om en bilaga innehåller flera fakturor hanteras de som en (den första kommer att tolkas och verifieras)

• Om en faktura och dess bilagor finns i separata filer, hanteras de inte som en faktura. Den separata bilagan avslås

• Ett e-postmeddelande kan innehålla upp till 10 bilagor

• Maximal storlek för en bilaga är 10 Mb.

• Maximal layoutstorlek för en bilaga är A3 (ingen minimistorleksbegränsning).

• Den maximala sidgränsen för en bilaga (en faktura) är 500 sidor.

• PDF filer kan inte krypteras eller lösenordsskyddas

• Teckensnitt måste inkluderas i PDF-filen om den innehåller textlayouter

• Om fakturan först skrivs ut på papper och sedan skannas innan den bifogas och skickas med e-post till OpusCapita:

  • Utskriftskvaliteten bör vara minst 600 dpi

  • Färgen ska vara svart-vit

  • Det valda teckensnittet ska vara lätt att läsa, tex Arial

  • Skanningsinställningarna bör vara minst 300 dpi

• E-postmeddelandet ska följa standardprotokoll MIME 1.0/1.1 with RFC 5322, 2231 and 2045

Riktlinjer för att skicka strukturerad PDF via e-post

Följande krav måste uppfyllas för att behandla fakturan/fakturorna och måste därför följas av e-postfakturans avsändare.

Om nedanstående krav inte uppfylls och fakturan inte kan behandlas kommer den att avvisas.

• E-postadressen måste anges i mottagarens "TILL"-fält i e-postmeddelandet och flera e-postadresser stöds inte i "TILL"-fältet

• E-postmeddelandet ska följa standardprotokoll Java-baserad kodning, MIME 1.0/1.1 with RFC 5322, 2231 and 2045.

• Endast PDF-bilagor accepteras, stöds och obligatoriska PDF-format: 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 and PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3

• Om ett e-postmeddelande även innehåller andra ogiltiga bilagor (dvs. docx) kommer endast PDF-bilaga att behandlas och resten av bilagan/erna kommer att ignoreras utan någon bekräftelse till avsändaren

• Om e-postmeddelandet endast innehåller ogiltiga bilagor, får avsändaren ett meddelande om att giltiga bilagor saknas.

• En bilaga är en faktura. Om en bilaga innehåller flera fakturor hanteras de som en, den första kommer att tolkas och verifieras

• En bilaga måste innehålla både fakturan och dess bilaga(r). Om en faktura och dess bilagor finns i separata filer, hanteras de inte som en faktura. Den separata bilagan avslås

• Ett e-postmeddelande kan innehålla upp till 10 bilagor

• Maximal storlek för en bilaga eller ett e-postmeddelande totalt är 10 MB.

• Maximal layoutstorlek för en bilaga är A3 (ingen minimistorleksbegränsning)

• PDF-filer kan inte krypteras eller lösenordsskyddas

• Teckensnitt måste inkluderas i PDF-filen om den innehåller textlayouter