Ostolaskuarkisto
Asiakaalle lähetettyjen laskujen alkuperäiset laskutiedostot tallennetaan ostolasku-arkistoon. Ostajasta riippuen laskut voivat tulla enintään kolmesta eri lähteestä. Eri lähteet sekä alkuperäisiksi laskutiedoiksi katsotut tiedot ovat seuraavat:
Email: sähköpostin liitteenä oleva lasku (esim. PDF) arkistoidaan.
Kun sähköpostin arkistointi on käytössä, sähköposteihin liitetyt laskutiedostot tallennetaan arkistoon. Laskut arkistoidaan alkuperäisessä muodossaan, joka on poimittu sähköpostista. Myös metatiedot, kuten sähköpostin lähettäjä ja päivämäärä- ja aikaleimat, tallennetaan.
E-lasku: alkuperäiset verkkolaskutiedostot arkistoidaan.
Laskun XML ja liitetiedostot alkuperäisessessä formaatissa tallennetaan arkistoon.
Paperi: alkuperäistä paperilaskua ei arkistoida.
Jos paperilaskujen arkistointia tarvitaan, ota yhteyttä OpusCapitan asiakaspalveluun. On kuitenkin mahdollista arkistoida paperilaskun skannattutiedosto, tämä ei kuitenkaan täytä alkuperäisen laskun määrittelyä.
Alkuperäisen laskun määrittely vaihteleen maittain ja riippuu arkistoasiakkan lainsäädännön mukaan.
Ostolaskujen haku
Valitse ostolaskujen välilehti.
Valitse avattavasta Yritys/Ostaja-valikosta haluamasi yritys.
Valitse haluamasi vuosi avattavasta Vuosi-valikosta. Tämän jälkeen näkyviin tulee lisää hakuvaihtoehtoja.
Löytääksesi haluamasi laskun nopeammin, tarkenna hakua seuraavasti:
Jos haluat etsiä laskuja tietystä ajanjaksosta, napsauta Alkaen- ja Mihin-kenttiä ja valitse ajanjakso kalentereista.
Jos haluat etsiä tietyllä sähköpostiosoitteella lähetettyjä tai vastaanotettuja laskuja, syötä arvo Sähköposti-kenttään
Jos haluat etsiä tietyn laskun numeron, syötä arvo Laskun numero -kenttään
Jos haluat hakea lähettäjän nimellä tai ALV-tunnuksella, kirjoita arvot joko Lähettäjän nimi- tai Lähettäjän ALV-tunnus -kenttiin
Jos haluat etsiä jostain laskusta löytyneen tekstin, kirjoita se Hae tekstistä -kenttään.
Haku tehdään laskun metatiedoista
Hakutulokset
Napsauta Hae. Hakuehtojasi vastaavat laskut näytetään.
Tapahtumatunnus: OpusCapita Solutions -tapahtumatunnus laskulle
Laskun numero: Laskun laskun numero
Aloituspäivä: Päivä, jolloin lasku vastaanotettiin
Lähettäjä: Lähettäjän tiedot - esim. Sähköpostin lähettäjän sähköpostiosoite
Lähettäjän ALV-tunnus: Lähettäjän alv-tunnus
Tila: Tapahtuman tila OpusCapitassa
Jos haluat avata laskun PDF-tiedostona, napsauta PDF.
Kun haluat nähdä lisätietoja tietystä laskusta, napsauta laskutietojen oikealla puolella olevaa Avaa-painiketta. Lasku avautuu ja näyttää tiedot.
"Tulosta tämä sivu" -kohdasta voit tulostaa kaikki näytetyt tulokset. "Lataa"-kohdasta voit ladata laskun haluamasi tietomuodot.