Track and Trace - övervakning och monitorering av transaktioner

Grunderna om Track and Trace

När transaktioner bearbetas genom Opuscapita är de synliga i Track and Trace under de kommande 90 dagarna från bearbetningsdatumet. Track and Trace (TnT), är ett verktyg med vilket du kan söka och övervaka alla dina transaktioner som behandlas av OpusCapita Business Network. Applikationen hjälper dig att upptäcka eventuella fel eller avslag under meddelandeleveransen och komma åt alla filer som ingår i transaktionen.

En typisk transaktion innehåller följande data som lagras i Track and Trace:

Datafil - elektroniskt format för meddelandet till exempel order eller faktura i xml- eller edi-format
Bilagor – fakturabild eller ytterligare information som stöder datafilens innehåll i PDF, TIF eller något annat format.
Metadata – all nyckelinformation som samlats in från datafilerna eller från leveransplattformen där meddelandet behandlades. Alla sökfrågor i TnT utförs i första hand mot metadata.

Tillgång till Track and Trace

Efter att ha loggat in på Business Network Portal kan du välja Track and Trace i det övre högra hörnet. Du kan också komma åt den direkt via URL https://businessnetwork.opuscapita.com/track.

Vänligen observera att åtkomst till Track and Trace beviljas av en kundadministratörsanvändare.

För mer information, se kapitel 1.5. Användarroller och företagsrättigheter. Användaren måste ha en track-roll och blob-roll om dokumentnedladdning och förhandsgranskning krävs.

Tracking time indicator

Track and Trace visar transaktioner i realtid, eftersom de behandlas i OpusCapita Business Network. Det kan vara en tillfällig fördröjning av att visa data i realtid och denna status visas i spårningstidsindikatorn. Förseningar kan inträffa under exceptionellt höga toppar av transaktionsbearbetning och deras status är inte helt uppdaterad i Track and Trace. Om spårningstjänsten har ett tekniskt fel eller allvarliga problem med att spåra alla bearbetningshändelser, visas indikatorn i rött, med texten "Större spårningsfördröjning". Observera att spårningstidsindikatorn endast relaterar till Track and Traces prestanda och inte till den faktiska transaktionsbearbetningsprestanda i affärsnätverket.

The tracking time indicator kan ha följande 3 värden:

Real-time or max. 60 seconds delay.

Sök i Track and Trace

Innan du kan utföra en sökning måste du välja minst ett avsändar- och/eller mottagarnamn. Din webbläsare sparar det senaste valet av avsändare eller mottagare och du behöver inte välja dem nästa gång du använder TnT.

Fritextsökning

Rekommendationen är att använda fritextsökningen till att börja med och få erfarenhet av sökvärdena och söktekniker för att få det mest exakta resultatet.

Med det första långa inmatningsfältet kan du söka efter vilket värde som helst som kan hittas från transaktionens metadata. Värden som ska returneras är beroende av transaktionstyp - är det en faktura, order eller något annat.

Söktips för fritext:

För att söka efter exakt värde använd citattecken " " till exempel fakturanummer"12345678"
För att söka efter ett värdeintervall anges inkluderande intervall med hakparenteser [min TO max], till exempel fakturanummer: [1200 TO 1300]
När du söker efter flera specifika dokumentnummer, bör värdena separeras med boolean operator OR : 12345 OR 45678 OR 76543
Wildcard sökningar göras med * för att ersätta noll eller fler tecken: 1234*

För mer information om möjligheterna kan du läsa här:

https://www.elastic.co/guide/en/elasticsearch/reference/5.5/query-dsl-query-string-query.html#query-string-syntax

Sök avsändare och/eller mottagare

Med sändar- och mottagaresökning kan du söka transaktioner efter företagsnamn. Vilka företag som är tillgängliga i rullgardinslistorna för avsändare och mottagare beror på roll (track-roll) specifika företagsrättigheter. Om du inte hittar ett företag som du letar efter, kontakta din företagsadministratör för att kontrollera om några företagsrättigheter saknas i dina användarrättigheter.

När du börjar skriva till fältet föreslår den tillgängliga företag. Om företaget inte hittas kan du skapa ett anpassat sökkriterium.

Om du vill välja flera företag, välj först minst ett företag från rullgardinsmenyn och välj sedan hierarkiknappen bredvid rullgardinsmenyn. Detta öppnar ett fönster där du kan lägga till fler företag i ditt val av avsändare eller mottagare.

Avsändarens eller mottagarens namn är de enda obligatoriska sökfälten i TnT. Din webbläsare sparar det senaste valet och du behöver inte välja avsändare eller mottagare nästa gång du använder TnT. Om du tömmer din webbläsardata kommer även valet av avsändare och mottagare att tas bort.

Ytterligare sökfält

Välj Fler sökalternativ och hela listan med sökfält visas.

Fält namn	Beskrivning

Fält namn	Beskrivning
Status	Bearbetningsstatus för transaktionen. Statusen kan vara bearbetad, slutförd, fel eller avvisad. Se mer information om bearbetningsstatus i kapitlet Transaktionsstatus.
Bekräftelsestatus	När transaktionen har behandlats kommer den att skickas till mottagaren. Transaktionsmottagaren kan bekräfta tillbaka till OpusCapita om leveransen lyckades, avvisades eller om det uppstod ett tekniskt fel. Se mer information om olika bekräftelsestatusar i kapitlet Transaktionsstatusar.
Meddelandetyp	Du kan förfina din sökning genom att lägga till en eller flera meddelandetyper i din sökning. TnT-sökning stöder de flesta vanliga meddelandetyper som faktura, kreditnota, katalog, beställning, ordersvar, leveransavisering och kvitto. Dessutom kan master data filer sökas.
Dokument Id	Transaktionsidentifiering utfärdad av avsändaren, till exempel faktura eller ordernummer.
Dokumentdatum	Transaktionsdatum utfärdat av avsändaren, till exempel fakturadatum.
Kundnummer	Ett nummer som anger kunden utfärdat av leverantören. Observera att om kundnumret inte finns tillgängligt i meddelandedata (t.ex. XML eller EDI-fil) kommer det inte att vara möjligt att söka det.
Valuta	Transaktionsvaluta.
Nettobelopp	Transaktionens nettobelopp i vald valuta. Val av intervall.
Bruttobelopp	Transaktionens bruttobelopp i vald valuta. Val av intervall.
Ankomst tid	Tidpunkten för den första bearbetningshändelsen i Business Network.
Bearbetningsdatum	Välj en exakt tidsperiod för transaktioner som behandlas i OpusCapita Business Network. Du kan definiera ett datum och en tid för start- och slutperioden. Observera att Track and Trace har tillgängliga transaktioner från de senaste 90 dagarna.
Snabbval	Med snabbvalet kan du välja en fördefinierad tidsperiod när transaktionerna har behandlats i OpusCapita Business Network. Snabbvalsalternativ sträcker sig från de senaste 15 minuterna upp till 72 timmar.

Transaktionsstatusvärden

Track and trace ger två olika meddelandestatusar: bearbetningsstatus och bekräftelsestatus. Med bearbetningsstatusen kan du övervaka transaktionen från det ögonblick en transaktion tas emot till Opuscapita Business Network och när den har överförts till mottagaren. Bekräftelsestatus visar när transaktionen kvitteras av mottagarapplikationen, till exempel mottagarens affärssystem, datatransportgränssnitt eller Opuscapitas IPA-applikation. Observera att inte alla mottagare skickar bekräftelser eller applikationssvarsmeddelanden till Opuscapita Business Network.

Du kan välja transaktioner med ett eller flera statusalternativ. En transaktion kan ha följande status:

Processing statuses:

	Completed – transaktioner som har bearbetats och skickats till mottagaren.
	Processing –transaktioner som har tagits emot av OpusCapita, men som ännu inte har behandlats helt.
	Rejected – transaktionen har avvisats av mottagaren eller OpusCapita. Avslag kan göras av flera skäl, t.ex. obligatoriskt dokumentinnehåll saknas. OpusCapita fortsätter inte att behandla dokumentet och avsändaren måste göra korrigeringar och skicka en ny transaktion.
	Error – transaktionen har ett bearbetningsfel i OpusCapita. Denna status skapar automatiskt en uppgift till OpusCapitas plattformsövervakningsteam för ytterligare åtgärder. När felet är åtgärdat fortsätter behandlingen.
	Cancelled – transaktionsbearbetningen har avbrutits av OpusCapita. Detta händer vanligtvis efter en avvisningshändelse och när avsändaren måste skicka en ny transaktion.

Confirmation statuses:

	Confirmed – transaktioner som har behandlats framgångsrikt av OpusCapita och mottagaren har bekräftat att transaktionen har tagits emot. Denna status gäller även om transaktionen har importerats till OpusCapita Invoice Automation (IPA)-applikation.
	Waiting – transaktioner som har behandlats av OpusCapita, men ingen bekräftelse från mottagaren ännu.
	Rejected – transaktionen har avvisats av mottagaren. Avslag kan göras av flera skäl, men vanligtvis saknas obligatoriskt innehåll och avsändaren måste korrigera eller berika innehållet och skicka en ny transaktion.
	Error -tekniskt fel att acceptera transaktionen eller fel att leverera bekräftelsemeddelandet. Denna status gäller även om transaktionen inte lyckades importeras till OpusCapita Invoice Automation (IPA)-applikation.
	Timeout - mottagaren inte har bekräftat transaktionen inom den överenskomna tidsfristen.
	Unknown - mottagaren skickar inte bekräftelsemeddelanden. Denna status visas också om mottagaren bara skickar avslag och inga specifika framgångsrika bekräftelser.

Sökresultat och tabellkolumner

Sökresultat visas i en tabellvy. Du kan välja kolumnerna från |||-ikonen längst upp till höger i tabellen.

Sökresultatet är paginerat och varje sida kan innehålla upp till 250 rader, dvs. transaktioner. Som standard visas resultaten i kronologisk ordning, den senaste transaktionen överst på listan.

När sökresultatet är helt laddat kan det sorteras efter varje kolumn. Klicka på kolumnrubriken och resultatet sorteras därefter.

Lista över tillgängliga tabellkolumner

Message type – Vanliga namn för dokumenttyper och undertyper om tillgängliga. Undertyper definierar dokumentets innehåll eller process ytterligare. Undertyper är oftast numeriska värden, efter dokumenttypskoder definierade i UBL-standarden (Universal Business Language).
Document ID – Dokumentavsändare utfärdat nummer av identifierare.
Sender – Den som är ansvarig för att skicka dokumentet. Avsändaren identifieras under dokumentbehandlingen och namnet som visas i fältet kommer från OpusCapitas affärspartners register. Om avsändaren är oidentifierad blir fältet tomt eller så kan det innehålla t.ex. avsändarens e-postadress.
Inbound BC (business channel) - Dokumentavsändarens tjänsteleverantör. Om tjänsteleverantören inte är känd eller inte definierad kommer fältet att vara tomt.
Receiver – Parten som tar emot handlingen. Mottagaren identifieras under dokumentbehandlingen och namnet som visas i fältet kommer från OpusCapitas affärspartners register. Om mottagarens namn är oidentifierat kommer fältet att vara tomt.
Outbound BC (business channel) - Dokumentmottagare tjänsteleverantör.
Transaction number – En unik identifierare för varje transaktion utfärdad av Business Network.
Net Amount - Nettovärdet av transaktionen
Gross Amount - Bruttovärdet av transaktionen
Currency - Transaktionsvaluta
Endorsement ID - Transaktionsidentifierare tilldelad av digitaliseringstjänsteleverantören.
Status - Bearbetningsstatus för transaktionen i Business Network.
Confirmation Status (Conf.) - Svarsstatus från transaktionsmottagaren.
Arrival date - Tiden och datumet när en transaktion har anlänt till Business Network.
Finished date - Tiden ett datum då transaktionsbearbetningen har avslutats, t.ex. fullbordad eller avvisad. Efter detta datum fortsätter behandlingen inte längre. Icke-bearbetande händelser, såsom arkivering, kan inträffa efter att bearbetningen är klar.
Last event date – Senaste kända händelsedatum och tid i Business Network. Till exempel datumet då en faktura arkiverades.
More actions - slutet av tabellraden är åtgärdsmenyknappen, som innehåller fler transaktionsspecifika snabba åtgärder, såsom visa relaterade transaktioner eller kopiera transaktionsnummer.

Du kan välja de visade tabellkolumnerna från det övre högra hörnet genom att klicka på väljarikonen |||.

Relaterade transaktioner

Klicka på knappen Visa fler åtgärder i slutet av transaktionsraden och välj Visa relaterade transaktioner. Detta kommer automatiskt att utföra en ny sökning i en ny webbläsarflik och hitta andra dokument som är relaterade till samma transaktioner. Till exempel om din faktura innehåller ordernummer, kan det ursprungliga ordermeddelandet hittas. Eller, om du vill hitta alla efterföljande meddelanden för en beställning, såsom ordersvar, leveransavisering eller faktura. Det här alternativet är endast tillgängligt i menyn Visa fler åtgärder om transaktionen innehåller referensinformation till en relaterad transaktion, till exempel referensordernummer eller referensfakturanummer.

Exportera sökresultat till .csv file

Sökresultatet kan exporteras till en .csv file. Klicka Export to CSV knappen och välj om du vill exportera alla resultatrader eller bara de resultatrader som är synliga på den aktuella sidan. Observera att alternativet för export av alla är begränsat till 2000 resultatrader.

The export file contains all included search filters and columns that you have selected to your table view.

Expandera transaktionsinformation

Genom att klicka på › -tecknet längst fram i raden kan du se mer detaljerad information om transaktionen. Transaktionsdetaljer innehåller händelsetidslinje som visar varje bearbetningshändelse, dess tidsstämpel och dokument i olika bearbetningssteg.

Händelsetidslinje och transaktionsfiler

Händelsetidslinjen visar alla bearbetningssteg som transaktionen hade innan den skickades till mottagaren. Händelsetidslinjen uppdateras i realtid, så om transaktionen fortfarande är i bearbetningsstatus kommer händelsetidslinjen att vara ofullständig och nya händelsesteg läggas till när bearbetningen fortskrider. Om det finns fel hjälper händelsetidslinjen dig att förstå vid vilket bearbetningssteg felet inträffade, vad som var orsaken och om det rapporterades automatiskt till OpusCapitas support.

8.Document import finished - När dokumentet importeras till en mottagarapplikation som OpusCapita IPA kommer det att ha motsvarande bekräftelsemeddelande. Alternativa sluthändelser kan vara Dokumentlevereras genom batch eller bekräftas OK från mottagande part

7.Document delivered internally through batch -Bearbetning har genomförts i Business Network och levererats till en OpusCapita-applikation t.ex. IPA. Om transaktionen levereras till en annan affärskanal eller applikation som inte är OC

6.Outbound document - Dokument konverterade till mottagarens önskade format. När du öppnar evenemanget kan du se alla filer som konverterades till utdata, mottagarformat.

5.Canonical document - OC internt format konverterat från det inkommande dokumentet. När du öppnar evenemanget kan du se alla filer som konverterades till det interna, canonical format.

4.Outbound routing - Baserat på den elektroniska adressen eller företagsidentifieraren hittades transaktionsmottagaren och dess affärskanal.

3.Inbound document - Enskilda dokument i originalformat extraheras från partiet. När du öppnar evenemanget kan du se alla filer som togs emot av OC.

2.BN Company Identification Summary - Avsändaren och mottagaren kändes igen mot OpusCapitas affärspartnerkatalog.

1.Inbound batch received - transaktionen togs emot till OC affärsnätverk som en batchfil (kan innehålla flera transaktioner)

Bearbetningen startar vanligtvis med en mottagen händelse Inkommande batch som sedan överförs till inkommande dokument. Denna händelse innehåller originalfilerna som tagits emot från avsändaren. Bearbetningen avslutas när dokumentet har överförts till mottagaren och filerna kan hittas från Utgående dokumenthändelse. Om transaktionen bearbetas om kan du se bearbetningshändelserna dupliceras lika många gånger som ombearbetningen gjordes. Du kan identifiera varje omarbetningsuppgift genom att jämföra händelsens tidsstämplar.

Utöka innehållet i evenemanget

Klicka på evenemangets rubrik så öppnas mer information om varje evenemang. Den utökade händelsevyn hjälper dig att förstå t.ex. vilka identifierare som användes för att känna igen avsändaren eller mottagarens affärspartner.

Information om felhändelse

Om transaktionsbearbetningen har stoppats på grund av fel eller avvisningshändelse, visas den på tidslinjen med följande detaljer:

Fel- eller avvisningsikon och rubrik.
Tidsstämpel för händelsen.
Felkod = intern OpusCapita felkod
Support ticket = skapade automatiskt support ticket id om if-felet skulle åtgärdas av OpusCapita. I händelse av avslag bör korrigeringen vanligtvis göras av avsändaren.
Fellösning = Standardfel eller avslagsspecifikt förslag på hur man åtgärdar problemet.

Förhandsgranska och ladda ner transaktionsfiler

Du kan förhandsgranska och ladda ner alla transaktionsfiler genom att öppna det Inbound dokumentet, det Canonical dokumentet eller det Outbound dokumentets tidslinjehändelser. Efter att ha öppnat händelsen, klicka på filnamnet för att ladda ner filen eller klicka på ögonikonen för att förhandsgranska.

Observera att alla filer lagras i OpusCapitas säkra fillagring (hosted av Azure Blob Storage), både avsändaren och mottagaren har sin dedikerade lagring, därför är filer synliga två gånger. Du kan bara komma åt de filer som finns under ditt företagsnamn.

För att ladda ner eller förhandsgranska filer måste du ha blob-roll i dina användarrättigheter. Läs artikeln för mer information https://opuscapita.atlassian.net/wiki/spaces/HTUCSP/pages/12500828470 .

Inbound document – Originaldatafiler, bilder och bilagor som mottagits från transaktionsavsändaren.
Canonical document – Datafiler konverterade till OpusCapitas interna format, som följer UBL-standarden (Universal Business Language). Bilagor och bildfiler konverteras inte.
Outbound document – Datafiler konverterade till mottagarens önskade format. Bilagor och bildfiler kan konverteras till ett annat format på mottagarens begäran.