Laskun sisältövaatimukset digitointipalvelussa

Tältä sivulta löydät laskujen digitoinnin tekniset vaatimukset, esim. laskut, jotka lähetetään PDF-tiedostoina sähköpostitse tai paperilaskuina OpusCapitan skannauspalveluun. Huomaa, että teknisten vaatimusten lisäksi on tyypillisesti laillisia vaatimuksia, jotka vaihtelevat maittain.

Ohjeet (strukturoimattoman) PDF:n lähettämiseen sähköpostitse

Sähköpostilaskujen digitoinnin avulla asiakkaasi voivat vastaanottaa laskuja sähköpostin liitteenä. Lähettäjältä vaaditaan seuraavat edellytykset, jotta OpusCapita voi käsitellä laskut.

Huomaa, että verkkotunnus on varattu vain laskujen digitointipalveluille. Kuka tahansa oikean sähköpostiosoitteen tietävä voi lähettää sähköpostilaskuja. Sähköpostin runkoteksti, mukaan lukien lähettäjän ja vastaanottajan tiedot, lisätään laskuun ja liitetään kaikkiin tietyn sähköpostiviestin laskuihin ja käsitellään. Palvelu käyttää roskapostin suodatusta.

Jos alla olevat vaatimukset eivät täyty eikä laskua voida käsitellä, se hylätään.

• Sähköpostiosoite on syötettävä sähköpostiviestin vastaanottajan "TO"-kenttään. Useita sähköpostiosoitteita ei tueta "TO"-kentässä

• Sähköpostilaskun lähettäjän ei tule käyttää "ei vastausta", koska hän ei saa mahdollisia virheilmoituksia

• Vain PDF- tai TIFF-tiedostoliitteet hyväksytään.

  • Tuetut ja vaaditut PDF-muodot: 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 ja PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3

  • Tuetut ja vaaditut TIFF-muodot: TIFF CCITT 4 Fax B&W (300 dpi)

• Jos sähköposti sisältää muita virheellisiä liitteitä (esim. .docx), vain PDF- ja TIFF-tiedostoliitteet käsitellään ja muut liitteet ohitetaan

• Yksi liite on yksi lasku. Jos yksi liite sisältää useita laskuja, ne käsitellään yhtenä (ensimmäinen tulkitaan ja tarkistetaan)

• Jos yksi lasku ja sen liitteet ovat erillisissä tiedostoissa, niitä ei käsitellä yhtenä laskuna. Erillinen liite hylätään

• Yhdessä sähköpostissa voi olla enintään 10 liitettä

• Yhden liitteen enimmäiskoko on 10 Mt.

• Liitteen enimmäisasettelukoko on A3 (ei minimikokorajoitusta).

• Yhden liitteen (yhden laskun) enimmäissivumäärä on 500 sivua.

• PDF-tiedostoja ei voi salata tai suojata salasanalla

• Fontit on sisällytettävä PDF-tiedostoon, jos se sisältää tekstiasetteluja

• Jos lasku tulostetaan ensin paperille ja skannataan, ennen kuin se liitetään ja lähetetään sähköpostitse OpusCapitalle:

  • Tulostuslaadun tulee olla vähintään 600 dpi

  • Värin tulee olla mustavalkoinen

  • Valitun fontin tulee olla helppolukuinen, eli Arial

  • Skannausasetusten tulee olla vähintään 300 dpi

• Sähköpostin tulee noudattaa standardiprotokollia MIME 1.0/1.1 ja RFC 5322, 2231 ja 2045

Ohjeet strukturoidun PDF-tiedoston lähettämiseen sähköpostitse

Seuraavat vaatimukset on täytettävä laskun (laskujen) käsittelemiseksi, ja siksi sähköpostilaskun lähettäjän on noudatettava niitä.

Jos alla olevat vaatimukset eivät täyty eikä laskua voida käsitellä, se hylätään.

• Sähköpostiosoite on kirjoitettava sähköpostiviestin vastaanottajan "TO"-kenttään ja useita sähköpostiosoitteita ei tueta "VASTA"-kentässä

• Sähköpostin tulee noudattaa standardiprotokollia Java-pohjaista koodausta, MIME 1.0/1.1 ja RFC 5322, 2231 ja 2045.

• Vain PDF-liitteet hyväksytään, tuetaan ja vaaditaan PDF-muodoissa: 1.2, 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 ja PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3

• Jos sähköposti sisältää myös muita virheellisiä liitteitä (esim. docx), vain PDF-liite käsitellään ja loput liitteet jätetään huomioimatta ilman kuittausta lähettäjälle

• Jos sähköposti sisältää vain kelvottomia liitteitä, lähettäjä saa ilmoituksen puuttuvista kelvollisista liitteistä.

• Yksi liite on yksi lasku. Jos yksi liite sisältää useita laskuja, ne käsitellään yhtenä, ensimmäinen tulkitaan ja tarkistetaan

• Yhden liitteen tulee sisältää sekä lasku että sen liitteet. Jos yksi lasku ja sen liitteet ovat erillisissä tiedostoissa, niitä ei käsitellä yhtenä laskuna. Erillinen liite hylätään

• Yhdessä sähköpostissa voi olla enintään 10 liitettä

• Yhden liitteen tai yhden sähköpostin enimmäiskoko on 10 Mt.

• Liitteen enimmäisasettelukoko on A3 (ei vähimmäiskokorajoitusta)

• PDF-tiedostoja ei voi salata tai suojata salasanalla

• Fontit on sisällytettävä PDF-tiedostoon, jos se sisältää tekstiasetteluja