Poissaolo- ja sijaisuushallinta
- Vesa Koskinen
Käyttäjät, joille on määritetty IPA-roolit Laskun tarkastaja (Invoice Reviewer) tai Laskun hyväksyjä (Invoice Approver), voivat asettaa poissaoloja ja hallita sijaiskäyttäjiään. Sijainen voi hoitaa laskuihin liittyviä tehtäviä poissaolosi aikana.
Voit käyttää poissaolohallintaa osoitteessa businessnetwork.opuscapita.com/absence/ tai IPA-käyttäjävalikossa valitsemalla Poissaolot (Absences). Business Network Portalissa valitse Yritys → Poissaolot.
Poissaolot -yhteenveto
Poissaolojen yheenveto-sivulla näkyvät kaikki nykyiset ja menneet poissaolosi. Jos sinulla on user-manger, voit tarkastella ja muokata poissaoloja kaikille käyttäjille määritetyissä yrityksissä.
Poissaololla voi olla neljä eri tilaa:
Aktiivinen – poissaolon alkamispäivä on saavutettu ja sijaiskäyttäjä käsittelee sinulle osoitettuja laskuja. Voit lopettaa tai muokata poissaoloa.
Päättynyt – poissaolon päättymispäivä on ylitetty, eikä sijaiskäyttäjä enää käsittele sinulle osoitettuja laskuja. Voit avata poissaolon ja tarkastella yhteenvetoa.
Keskeytetty – poissaolo on lopetettu poissa olevan käyttäjän tai käyttäjähallinnan toimesta. Voit muokata poissaoloa ja esimerkiksi käynnistää sen uudelleen.
Luonnos – poissaolo on osittain määritetty, mutta sitä ei ole aloitettu. Voit jatkaa poissaolon muokkaamista.
Poissaolon tilasta riippuen voit tehdä erilaisia toimintoja:
Avaa – poissaolon yhteenvetosivu, jossa näkyvät poissaolojakso, yritykset, tehtävät ja tässä poissaolossa käytetyt sijaiset.
Muokkaa – voit muokata kaikkia poissaoloasetusten kenttiä.
Pysäytä – pysäyttää käynnissä olevan poissaolon välittömästi. Voit käynnistää poissaolon uudelleen valitsemalla Muokkaa ja käymällä asetukset läpi uudestaan.
Poista – luonnosvaiheessa oleva poissaolo voidaan poistaa pysyvästi.
Lisää poissaolo
Voit asettaa itsellesi sijaisia poissaolojaksosi ajaksi. Poissa ollessasi voit tarvittaessa edelleen nähdä sinulle osoitetut laskut. Sijaisesi näkee laskut vain poissaolosi ajan.
Poissaoloja ja sijaisuuksia voidaan asettaa vain IPA:n hyväksyjä- ja laskun tarkastaja -rooleille.
IPA:n käyttäjäprofiilivalikossa, valitse Poissaolot. Tai, Business Network Portalissa vailtse Yritys → Poissaolot.
Poissaolot yhteenvetosivu avautuu.
Valitse Lisää poissaolo.
Käyttäjätilisi valitaan automaattisesti Käyttäjä-kenttään.
Jos sinulla on user-manager, voit luoda poissaolon kenelle tahansa käyttäjälle roolioikeuksissa määritetyissä yrityksissä.
Määritä poissaolojakso
Alkaen-kentässä valitse päivämäärä, jolloin poissaolosi alkaa.
Päättyen-kentässä valitse päivämäärä, jolloin poissaolosi päättyy.
Valitse Next. Huomaa että ensin luodaan laskun hyväksyjäroolin (Invoice Approve) sijaisuudet.
Mikäli sinulla ei ole hyväksyjäroolia, jatka eteenpäin laskun tarkastajaroolin (Invoice Review) sijausuuksiin. Alla olevassa esimerkissä lisäämme sijaiset vain tarkastajaroolille.
Etsi sijainen-valikossa täytä sijaisesi Käyttäjätunnus tai Sähköposti.
Sijaiskäyttäjän yritysoikeudet näkyvät luettelossa. Valitse, haluatko lisätä sijaisuuden kaikille luettelossa oleville yrityksille vai vain osalle niistä.
Klikkaa “Valitse sijaiseksi” / “Check as substitute” (katso esimerkki alla). Sijaisuudet on nyt lisätty oikealla olevaan Substitutes-luetteloon. Jos haluat lisätä toisen henkilön sijaiseksi joillekin muille yrityksille, aloita uudestaan kohdasta 5.
Valitse Next, niin näet yhteenvedon määrittämistäsi sijaisuuksista.
Luettelossa näkyy, että Andy Approver on määritetty sijaiseksi yrityksille Musterkunden AG ja Manufacturing Unit sekä Mark Matcher on määritetty sijaiseksi yritykselle Swedish Unit.
Valitse Save tai Save & Activate. Jos valitset Save, poissaolo tallennetaat luonnos-tilaan ja voit aktivoida sen tarvittaessa myöhemmin. Jos valitset Save & Activate poissaolo on valmis alkamaan kun aloituspäivä on saavutettu.
Luonnosvaiheessa olevaa sijaisuutta voi muokata klikkaamalla Muokkaa, ja sen voi aktivoida myöhemmin.
Poistaaksesi poissaolon, klikkaa Poista poissaololistassa. Voit poistaa vain tulevaisuudessa alkavia poissaoloja.
Käynnissä olevan poissaolon lopettamiseksi klikkaa Pysaytä poissaololistassa.
Voit valita, kuinka monta riviä haluat näyttää listalla per sivu. Käytä Seuraava ja Edellinen -painikkeita siirtyäksesi sivujen välillä.
Mikäli aloitit IPA:n käyttäjäprofiilista, Back-painikkeesta voit palata takaisin IPA-näkymään.
Huom: Käynnissä oleva poissaolo näkyy nimesi vieressä IPA:n käyttäjävalikossa.
Huom: Poissa ollessasi voit tarvittaessa edelleen nähdä sinulle osoitetut asiakirjat. Sijaisesi näkee asiakirjat vain poissaolosi ajan.