Tilausten vastaanotto
- Vesa Koskinen
Kun asiakkaan lähettämä tilaus on prosessoitu OpusCapitan Business Networkissa, se on heti käytettävissäsi Business Network -portaalissa. Tilausten tai asiakkaiden määrää ei ole rajoitettu. Ennen kuin aloitat tilausten vastaanottamisen, varmista että asiakkaasi on lisätty Yhteydet -osioon, katso lisää aiheesta Yhteydet.
Ilmoitus uudesta tilauksesta
Sinulle ilmoitetaan sähköpostitse kun palveluun saapuu uusi tilaus. Automaattinen sähköposti lähetetään noreply@opuscapita.com sähköpostiosoitteesta. Paina ilmoituksessa olevaa linkkiä ja sinut ohjataan suoraan vastaanottamaasi tilaukseen. Lisäksi uudet tilaukset ja muut tilauspäivitykset näkyvät Uudet ilmoitukset -ikkunassa ja BNP:n kotisivulla:
Saapuneet tilaukset
Tilaukset→ Yhteenveto sivulta löydät kaikki saapuneet ja käsitellyt tilaukset.
Oletuksena tilaukset lajitellaan uusimmasta vanhimpaan. Voit lajitella tilaukset tyypin, asiakkaan nimen, tilausnumeron, kokonaisnettohinnan tai statuksen mukaan painamalla sarakkeen otsikkoa. Lisäksi voit käyttää yhtä tai useampaa hakuehtoa löytääksesi haluamasi järjestyksen helposti. Kun olet määrittänyt ehdot, paina Etsi. Vain hakuehtojasi vastaavat tilaukset näytetään.
Tilauksen eri statukset saat näkyviin rivin alussa olevasta ▶ painikkeesta.
Tilausten vieminen CSV ja PDF-tiedostoon
Voit viedä tilauksia Tilauksen yleiskatsaus -sivulta CSV ja PDF-tiedostoon. Tiedoston avulla voit viedä tilaukset esimerkiksi omaan tilaustenhallintajärjestelmääsi tai tulostaa vaikka keräilylistaksi.
Vie tilaukset tiedostoon seuraavasti:
Mene Saapuneet tilaukset -taulukkoon.
Valitse tilaus tai useita tilauksia klikkaamalla rivejä.
Voit myös valita kaikki tilaukset yhdeltä sivulta Valitse sivu -toiminnolla. Voit valita tilauksia useilta sivuilta.
Valittujen tilausten määrä näkyy Vie CSV-tiedostoon -toiminnon vieressä. Esimerkiksi Vie CSV-tiedostoon (4) tarkoittaa, että 4 tilausta on valittuna.
Jos haluat poistaa yksittäisen valinnan, paina riviä uudelleen. Voit myös tyhjentää koko sivun valinnat tai kaikki valinnat toiminnoilla: poista sivun valinnat ja poista kaikki valinnat.
Kun olet valmis, valitse Vie CSV-tiedostoon. Kun lataus on valmis, löydät tiedoston selaimesi latauskansiosta.
CSV-tiedoston sisältö
Yksi tilausrivi vastaa myös yhtä riviä CSV-tiedostossa. Jos siis olet vienyt tiedostolle esimerkiksi 4 tilausta ja ne sisältävät yhteensä 20 tilausriviä, tällöin myös CSV-tiedostossa on 20 riviä. Jokainen rivi sisältää myös tilauksen otsikkotiedot.
Huomaa: kaikki BNP:n tilausnäkymässä olevat kentät eivät ole käytettävissä CSV-tiedostossa. Löydät kaikki CSV-tiedostossa olevat kentät alla olevasta listasta.
Tilaustyypit
Business Network -portaali tukee kolmenlaisia tilauksia:
Standard order: myyntitilaus, joka sisältää yhden tai useamman tuotteen tai palvelun vaaditulla määrällä, hinnalla ja pyydetyllä toimituspäivällä. Tämä on yleisin tilaustyyppi. Toimittajan on vahvistettava tilaus kokonaan tai osittain ennen tavaroiden toimittamista. Laskutus tehdään tilausvahvistuksen jälkeen.
Service order: palvelutilaus jolla hankitaan palveluita tai aineettomia hyödykkeitä. Esimerkisi konsultointi, koulutus tai muun tyyppinen palvelu, joka voi liittyä projektityöhön tai ylläpitoon hankitaan palvelutilauksilla. Palvelutilaukset edellyttävät yleensä ostajan hyväksyntää ennen kuin tilaus voidaan laskuttaa. Mikäli ostajalla on käytössään OpusCapita eProcurement -sovellus, toimittaja voi raportoida palveluun liittyvät toimitusajat (esim. tunnit tai projektin vaiheet) suoraan asiakassovellukseen Report efforts -linkin kautta.
Limit order: puitemyyntitilaus (engl. framework order) perustuu toimittajan ja ostajan väliseen pitkäaikaiseen hankintasopimukseen. Se kattaa tuotteiden tai palvelujen toimittamisen sovittuun hintaan, tiettyyn aikarajaan asti. Laskutus tehdään samaa puiteostotilausta vastaan joka sisältää ennalta määrätyn kokonassumman ja voimassaoloajan. Toimittaja voi laskuttaa asiakasta niin monessa erässä kunnes tilauksen kokonaissumma on saavutettu. Asiakas voi esimerkiksi tilata kiinteistösiivouspalveluita vuodeksi, jolloin toimittaja voi laskuttaa niitä palvelun toimituksen yhteydessä.
Tilausten versiot ja status
Tilauksen tila (status) voi muuttua käyttäjän toimien perusteella, esimerkiksi kun tilaus vahvistetaan, toimitetaan tai laskutetaan. Lisäksi status voi muuttua, jos asiakas lähettää tilauksen täydennyssanomia, kuten tilauksen muutoksia, peruutuksia tai vastaanottoilmoituksia.
Jokainen statusmuutos muuttaa myös tilauksen versionumerointia:
Mene Tilaukset → Yhteenveto sivun tilauslistalle. Tilauksen versionumero näytetään tilausnumeron oikeanpuoleisessa sarakkeessa.
Paina ▶ painiketta vasemmanpuoleisimmassa sarakkeessa. Tilauksen versionumerot ja niihin liittyvät eri statukset ja aikaleimat (Viimeksi muutettu sarake) tulevat näkyviin.
Tilauksella status voi muuttuu toimittajan tai asiakkaan tekemien toimien perusteella. Esimerkiksi kun toimittaja vahvistaa tilauksen tai kun asiakas lähettää muutoksen alkuperäiseen tilaukseen. Status päivitetään automaattisesti, kun toiminnot on tehty. Alla on luettelo tuetuista tilausstatuksista.
Status | Kuvaus |
|---|---|
Tilattu | Uusi, käsittelemätön myyntitilaus |
Muuttunut | Asiakas on muuttanut ostotilausta, esim. määrä tai tilausnimikkeet on muuttunut. |
Muutospyyntö | Toimittaja on muuttanut tilaustietoja ja lähettänyt muutospyynnön asiakkaalle. |
Vahvistettu | Tilaus on kokonaisuudessaan vahvistettu. |
Osittain vahvistettu | Osa tilatuista tuotteista tai palveluista toimitetaan ja toimituspäivämäärä vahvistettu. Loput toimitetaan jälkitilauksena. |
Hylätty | Toimittaja on hylännyt kaikki tilauksen tilausrivit. Tilaushylkäys lähetetty asiakkaalle. |
Osittain hylätty | Toimittaja on hylännyt osan tilausriveistä. |
Peruttu | Asiakas on peruuttanut tilauksen kokonaisuudessaan. |
Raportoitu | Palvelutilauksen rivit tai työmäärät on raportoitu asiakkaalle. |
Osittain raportoitu | Palvelutilauksen rivit tai työmäärät on osittain raportoitu asiakkaalle. |
Lähetetty | Tilausrivit ja määrät ovat kokonaisuudessaan lähetetty asiakkalle. Edellyttää lähetysilmoituksen tekemistä (despatch advice). |
Osittain lähetetty | Osa tilauksesta on lähetetty asiakkaalle. Edellyttää lähetysilmoituksen tekemistä (despatch advice). |
Toimitettu | Asiakas on vastaanottanut kaikki tilatut tuotteet. |
Osittain toimitettu | Asiakas on vastaanottanut osan tilatuista tuotteista. |
Laskutettu | Tilaus on kokonaisuudessaan laskutettu asiakkaalta. |
Osittain laskutettu | Tilaus on osittain laskutettu asiakkaalta, esimerkiksi kaikkia tilausrivejä ei ole toimitettu tai vahvistettu eikä myöskään laskutettu. |
Tilauksen tiedot
Valitse Avaa Saapuneet tilaukset -sivulla tai sähköposti-ilmoituksessa olevaa linkkiä ja sinut ohjataan tilausnäkymään. Uuden tilauksen tila on Tilattu ja sen versionumero on v1.
Valinnainen: siirry tilauksen loppuun ja löydät lisävalinnat:
Export-toiminnolla voit viedä tilauksen JSON- tai CSV-tiedostoon.
Lisäksi voit tarkastella tilausta PDF-tiedostona valitsemalla PDF-esikatselu.
Voit sulkea tilauksen ja palata ostotilausluetteloon valitsemalla Siirry yleiskatsaukseen.
Tilauksessa on kolme pääosaa: otsikkotiedot, toimitustiedot ja rivinimikkeet. Katso alla olevasta listasta käytettävissä olevat tilaustiedot:
Tilauksen otsikkotiedot
Myyntitilauksen otsikko sisältää asiakkaan ja toimittajan tiedot sekä statustiedot, tilauspäivämäärät ja viitetunnisteet.
Toimitustiedot
Rivitason nimikkeet
Toiminnot:
Prefill with full quantity: confirms all order line items, delivery dates, quantities and new prices.
Prefill with zero quantity: sets all order line quantities to zero. This will send an order rejection to the customer once it is saved and sent.
Export: order can be exported as CSV or JSON format.
PDF preview: BNP generated printable PDF version of the order.
Create despatch advice: once the order is confirmed, you can create a despatch advice once the confirmed goods has been sent to the buyer.
Flip (create sales invoice): Once the order is confirmed, you user this button to jump to the sales invoice and create an invoice for the order.
Save (+ Send): Press save when you want to save the order as a draft or send order confirmation or order rejection to the customer.
